¿Cómo elijo un asistente personal?
Agregar a cualquier empleado a un equipo puede inducir ansiedad, pero cuando uno necesita elegir un asistente personal, se requiere aún más atención. Un asistente personal representa a un empleador. Por lo general, un asistente atenderá llamadas, programará citas y, a menudo, actuará como enlace entre el empleador y el cliente. Como primer punto de contacto, un asistente debe proyectar un comportamiento amable y profesional y tener un buen sentido de los valores y la misión que la empresa desea proyectar.
Para elegir un asistente personal, primero se debe desarrollar una descripción del trabajo con tareas específicas. Enumere todo de lo que será responsable el asistente personal y tome nota del software y los programas necesarios para realizar las tareas. Clasifique los deberes por orden de importancia. Si el asistente pasará el 60% del día actualizando el contenido web, entonces es obligatorio seleccionar un asistente con un alto grado de familiaridad con Internet. Todos los empleados pueden recibir capacitación, pero es mejor si las fortalezas de un asistente personal están directamente en línea con la mayor parte de las tareas. Se pueden aprender tareas ocasionales en el trabajo sin perder mucho tiempo para la capacitación.
La siguiente lista debe identificar la ética de trabajo de la empresa. ¿Qué es lo más importante? ¿Estar a tiempo? ¿Contribuyendo ideas creativas al equipo? ¿Terminar el trabajo de manera oportuna? Elija un asistente personal que ya exhiba las cualidades y actitudes que la empresa aprecia. Prepare preguntas de sondeo de antemano para explorar los métodos de trabajo y las preferencias del candidato.
Muchos empleadores se sienten tentados a elegir un asistente personal con antecedentes y habilidades similares, porque se sienten cómodos con la familiaridad. Esto es un error. La idea de un asistente personal es tener a alguien cerca que recoja la holgura y contribuya al equipo. En lugar de contratar a alguien con el mismo conjunto de habilidades, pregunte sobre otras áreas de especialización. Haga una lista de las debilidades actuales en la parte inferior de las preguntas de la entrevista y haga un punto de investigación sobre los antecedentes en esas áreas también.
Para elegir un asistente personal que pueda manejar las tareas técnicas requeridas, uno debe aprovechar las evaluaciones en línea gratuitas. El nivel de "experto" de una persona en un programa de software puede ser la idea de "novato" de otra persona. No te olvides de las áreas de comunicación. ¿El asistente personal se comunicará con los clientes por correo electrónico u otros métodos de correspondencia escrita? Obtenga una muestra de escritura. Se puede entrenar software, máquinas de oficina y procedimientos estándar de oficina, pero puede ser difícil mejorar las habilidades de escritura para aquellos que no se sienten naturalmente cómodos con la comunicación escrita. Los errores ortográficos, los errores tipográficos y la mala gramática son un gran inconveniente para un cliente.
Por lo tanto, evalúe las necesidades y pase un tiempo creando la descripción del trabajo. Determine los criterios obligatorios, luego limite a los candidatos y solicite pruebas. Confía en tus instintos. Si la lista de candidatos se ha reducido adecuadamente, entonces las mejores opciones probablemente tendrán todas las cualidades más importantes. En este punto, la elección debe hacerse seleccionando al candidato con el que tenga la mejor relación.