¿Cómo elijo el mejor software de proceso empresarial?

El software de procesos comerciales permite a la empresa involucrar a los usuarios más fácilmente en la gestión de procesos comerciales críticos y permite la optimización de procesos comerciales. Al elegir un paquete de software de procesos de negocios, es importante seleccionar un producto que pueda mejorar el rediseño de los procesos de negocios mientras se optimizan los procesos existentes. Para tomar la decisión correctamente, primero deberá considerar los procesos que son importantes para la empresa. A continuación, considere los productos que emplean el diseño más fácil de usar, teniendo en cuenta la atmósfera de equipo que se encuentra en la mayoría de las corporaciones modernas. Finalmente, es fundamental contar con la participación del departamento de tecnología de la información (TI) para seleccionar un producto que funcione a la perfección con la arquitectura existente pero que sea escalable.

El primer paso para elegir el software de procesos de negocio debería ser el más fácil, pero a menudo es cierto lo contrario. Las empresas normalmente crean equipos de toma de decisiones con empleados de todos los departamentos de la empresa, y estos empleados deben comprender los procesos importantes para la empresa. La realidad es que las personas de diferentes departamentos a menudo tienen puntos de vista contradictorios sobre lo que es y lo que no es un proceso importante, por lo que a menudo es aconsejable incluir un consultor externo que esté familiarizado con el software de procesos comerciales para ayudar a racionalizar esta parte del proceso de toma de decisiones. Si bien un consultor externo agrega costos, también ofrecerá una visión imparcial de la empresa y puede sugerir elementos que el equipo puede pasar por alto. Esto puede ahorrar dinero a largo plazo al evitar la necesidad de actualizaciones del sistema, lo que puede ser más costoso después de la compra del paquete de software del proceso comercial.

Una vez que el equipo tiene su lista de procesos, debe formar una lista de herramientas para adaptarse a los requisitos de los usuarios y el departamento de TI en un paquete de software de procesos de negocios. Esto debe incluir componentes sociales para la colaboración en equipo, incluidos mensajes instantáneos, wikis y blogs. Los equipos de gestión de procesos comerciales necesitarán espacios personalizados en los que colaborar y deberían poder agregar nuevos participantes al equipo con poca o ninguna necesidad de consultar al departamento de TI. Además, los procesos comerciales deben ser fáciles de documentar, mediante el uso de la administración de imágenes, documentos y registros, así como el seguimiento web y el monitoreo de procesos comerciales.

Cuando el equipo haya completado su lista de procesos y herramientas, el departamento de TI formará su lista de requisitos para el software del proceso comercial. El departamento de TI debe poder agregar y ejecutar rápidamente nuevos módulos cuando sea necesario, así como monitorear y cambiar los procesos comerciales existentes. A medida que se desarrollan nuevos procesos comerciales, el departamento de TI debe poder implementarlos rápidamente con poco o ningún tiempo de inactividad. El servidor de procesos de negocio debe integrarse bien con la red existente y las plataformas de aplicaciones. Finalmente, el departamento de TI debe buscar confiabilidad y escalabilidad, con un uso reducido de la red.

Si la decisión se toma correctamente, el software de proceso de negocio que elija será un compuesto de todos los elementos de misión crítica y tantos "deseos" como sea posible. Para garantizar esta combinación, es importante involucrar a todos los departamentos, especialmente el departamento de TI, y respetar las necesidades de todos los departamentos. Un consultor externo puede hacer esto más fácil, manteniendo a todos honestos. El producto elegido debe ser un producto fácil de usar que haga que la empresa sea más eficiente y, por lo tanto, más rentable.