¿Cómo elijo el mejor formato de propuesta comercial?

Cuando responda a una Solicitud de propuesta (RFP), debe prestar mucha atención al formato de su propuesta comercial. Seleccionar el formato correcto puede mejorar sus posibilidades de ganar un contrato. Seleccionar la incorrecta puede significar que incluso una oferta ideal falla.

Con mucho, la regla más importante es seguir los consejos de la RFP. Debe asegurarse de cumplir con las instrucciones específicas sobre el formato de su propuesta. Hacerlo es en parte una cortesía, ya que ayudará a garantizar que la organización tenga todas las propuestas rivales en un formato similar, lo que facilitará su comparación. Más importante aún, proporcionar el formato requerido muestra que está dispuesto a hacer el esfuerzo de seguir instrucciones precisas. A menos que haya trabajado con la organización anteriormente o tenga una reputación particularmente sólida, esta es una de las formas más efectivas de demostrar que podrá cumplir los requisitos para llevar a cabo el proyecto en sí mismo si se le adjudica el contrato.

Un formato de propuesta de negocio que es casi seguro que incluye toda la información relevante son las cinco W, o, estrictamente hablando, cinco W y una H. Este formato responde seis preguntas básicas sobre su propuesta. El formato proviene de un poema de Rudyard Kipling que comienza por detallar las seis preguntas: “Mantengo a seis servidores honestos; me enseñaron todo lo que sabía. Sus nombres son qué y por qué y cuándo, y cómo, dónde y quién ".

Hay varios puntos particulares a tener en cuenta al conformarse con un formato de propuesta comercial para un contrato gubernamental. La clave es que debe cumplir con todo lo que figura en la RFP. Esto se debe a que las agencias gubernamentales generalmente tienen que seguir reglas estrictas sobre la selección de la mejor propuesta para evitar cualquier acusación de sesgo inapropiado.

También vale la pena buscar un documento llamado "declaración de trabajo" que acompaña a la RFP y explica los criterios para seleccionar la propuesta ganadora. Seleccionar un formato de propuesta de negocios que se adapte a estos criterios puede mejorar sus posibilidades de ser seleccionado. Independientemente del formato que elija, es particularmente importante asegurarse de cumplir con el plazo de presentación ya que las agencias gubernamentales generalmente no pueden ejercer su juicio al aceptar presentaciones tardías.

Ya sea que escriba una propuesta comercial para una organización gubernamental o una empresa privada, debe asegurarse de que va más allá de simplemente demostrar que puede cumplir con los criterios. Como otros postores también pueden hacer esto, debe mostrar qué valor adicional puede ofrecer su oferta a la organización. Esto puede incluir comentarios de proyectos anteriores, premios que haya ganado por su trabajo y cualquier otra cosa que demuestre que es mejor que sus rivales en lugar de simplemente tener el mismo estándar.