¿Cómo elijo el mejor software de administración de casos?

Para elegir el mejor software de gestión de casos, los responsables de la toma de decisiones de una empresa deben evaluar primero sus necesidades actuales. Se debe considerar qué tareas de trabajo deben llevarse a cabo con el software de gestión de casos. Realizar un análisis de brecha entre las necesidades reales y las funciones del sistema actual de la compañía es esencial. Consultar al personal, solicitar propuestas de ofertas a proveedores potenciales y evaluar las estructuras de precios y las medidas de seguridad integradas también son parte del proceso.

Antes de que una empresa solicite propuestas de licitación a posibles proveedores de software de administración de casos, debe realizar un análisis de lo que quiere que logre ese software. Al entrevistar y consultar a los miembros del personal que están directamente involucrados con los procesos de flujo de trabajo de la empresa, la empresa puede comenzar a determinar qué falta el sistema actual. Aquellos que están a cargo de seleccionar un paquete de gestión de software de caso también deben tener en cuenta cualquier posición que pueda eliminarse o modificarse como resultado de las capacidades del nuevo sistema.

Los diferentes paquetes de software de administración de casos a menudo pueden eliminar la necesidad de ciertos grupos de trabajo y tareas de flujo de trabajo. Los objetivos de elegir cualquier programa de gestión de casos son aumentar la eficiencia y lograr cierto grado de estandarización. Por ejemplo, algunas de las funciones automatizadas de ingreso de datos en una aplicación de software de administración de casos pueden eliminar la necesidad de soporte administrativo de bajo nivel. En caso de que sea necesario eliminar los puestos o redefinir las responsabilidades como resultado de la implementación, es importante abordar estas inquietudes con los empleados antes de seleccionar un programa.

Una vez que una empresa tiene una idea de lo que quiere que logre el programa de gestión de casos, sus tomadores de decisiones pueden comenzar a solicitar ofertas de posibles proveedores. Parte de este proceso implica investigar una variedad de proveedores y programas. Gran parte de la investigación inicial se puede realizar en línea, lo que le dará a la compañía una idea de las opciones disponibles y proporcionará información de contacto para los representantes de los proveedores, quienes pueden brindar una evaluación más profunda. Muchas de estas aplicaciones se pueden personalizar según las necesidades específicas.

Dado que el software de administración de casos contiene una base de datos de información relacionada con archivos de casos legales y médicos, las medidas de seguridad integradas son extremadamente importantes. El nivel de tecnología de cifrado y los métodos de acceso autorizados que utiliza cada aplicación serán una consideración adicional al seleccionar un programa adecuado. También es importante pensar en la compatibilidad con los sistemas de hardware informáticos actuales y otras aplicaciones de software empresarial que están en uso. Las curvas de aprendizaje típicas también deberán tenerse en cuenta al seleccionar un programa de gestión de casos, ya que los empleados deberán aclimatarse al nuevo sistema.