¿Cómo elijo el mejor EDI?
Hay varios factores a considerar al elegir un intercambio electrónico de datos (EDI). Algunos de los más importantes incluyen el presupuesto, el tamaño del negocio y las necesidades específicas. También puede ser beneficioso considerar la capacidad de la organización para admitir un sistema EDI antes de realizar una compra. Muchas empresas deciden qué intercambio de datos electrónicos comprar en función de qué sistemas utilizan las empresas con las que se comunican regularmente.
El formato es un elemento importante a tener en cuenta al elegir un sistema de intercambio electrónico de datos. Algunas compañías pueden comprar una versión que utiliza software y debe integrarse con el sistema informático de la organización. Esta suele ser una buena opción para una empresa más grande con personal de soporte técnico. Las empresas que no desean descargar un EDI pueden usar una interfaz basada en la web. Esta puede ser una mejor alternativa para organizaciones más pequeñas.
Las necesidades de las empresas con las que se comunica una organización es otro factor a considerar al elegir un EDI. Algunas compañías tienen regulaciones estrictas en cuanto al formato y los métodos de entrega utilizados para transportar documentos. Si bien los intercambios de datos electrónicos tienden a tener una configuración universal, hay algunos detalles que pueden ser específicos de ciertos sistemas. Una empresa también puede ver un sistema que está siendo utilizado por un socio como una entidad probada si ha demostrado ser beneficioso para ese negocio.
El presupuesto es otro factor a tener en cuenta al buscar un EDI. Además de las tarifas iniciales, también es importante tener en cuenta el precio de las actualizaciones y el mantenimiento. También puede ser útil evaluar cuánto tiempo pasará el personal técnico con el producto y estimar el impacto financiero.
La interfaz de un EDI es otro elemento importante a considerar. Esto puede depender en parte de la capacidad técnica del personal que utilizará el sistema. Los empleados más competentes pueden estar dispuestos a administrar un sistema complejo, mientras que los profesionales menos técnicos pueden desear una interfaz más fácil de usar.
También puede ser útil considerar cuánto y qué tipo de volumen se espera que maneje el intercambio electrónico de datos. Un factor importante a considerar es el número promedio de documentos que se intercambian, desde las estimaciones diarias hasta el uso anual. El número de empleados que se espera que usen el sistema también puede influir en la decisión de compra. Puede ser más fácil usar una interfaz web si se espera que varias personas envíen documentos.