¿Cómo elijo la mejor teleconferencia gratuita?

Si bien no todos son conscientes del hecho, existen servicios de teleconferencia de audio que se ofrecen sin cargo por parte del proveedor. Si bien no son estrictamente teleconferencias gratuitas, estos programas no cobran ningún tipo de tarifa de uso de línea ni envían ningún tipo de factura al anfitrión de la conferencia ni a los asistentes. Mediante el uso de los servicios de marcación de peaje, es posible mantener una llamada de conferencia en cualquier momento, simplemente notificando a quienes deberían asistir. Elegir la mejor de estas opciones gratuitas de teleconferencia requiere prestar mucha atención a tres elementos clave.

Primero, debe asegurarse de que el proveedor de teleconferencia gratuito que seleccione tenga la capacidad de línea para el tipo de llamadas de conferencia que realiza. Algunos proveedores gratuitos restringen el número de líneas que se pueden incluir en cualquier sesión de conferencia dada, mientras que otros suministran líneas por orden de llegada. Si tiende a celebrar sus conferencias fuera de los períodos pico de negocios y no tiene más de ocho a diez asistentes por llamada, hay muy pocas posibilidades de tener un problema con que todos lleguen a la conferencia. Las personas que necesitan más líneas y utilizan el servicio durante el horario comercial habitual deben asegurarse de conocer la política del proveedor sobre el uso de la línea antes de configurar una cuenta.

Una segunda consideración esencial es la atención al cliente durante una conferencia. Muchos de los servicios gratuitos solo brindan asistencia al operador por una tarifa adicional. Hay algunos que ofrecerán asistencia limitada durante una llamada, una característica que podría ser útil de vez en cuando. Determine qué cargos, si corresponde, se incurren por la asistencia del operador antes de suscribirse a cualquier servicio.

Los límites en el tiempo de duración de la conferencia son otra consideración importante al evaluar diferentes soluciones de teleconferencia gratuitas. Algunos servicios restringen las conferencias a no más de dos horas, mientras que otros no permitirán que una sola sesión continúe por más de cuatro o cinco horas. Si normalmente celebra conferencias durante más de una hora, esto no será un problema importante, aunque saber cuánto tiempo puede durar una llamada puede ser útil en situaciones de emergencia.

También es posible que desee ver características como una lista de asistencia después de la llamada u opciones de grabación. La lista posterior a la llamada incluiría los números de teléfono de los asistentes, los horarios de entrada y salida de cada línea y la cantidad total de minutos utilizados para la conferencia. En cuanto a la grabación, es probable que haya un pequeño cargo por esta función, pero existe una buena posibilidad de que solo se incurra en una tarifa plana única. Escuchar las grabaciones de la conferencia se trataría como líneas que acceden a una llamada de conferencia, con el único gasto que son los cargos de larga distancia facturados al oyente por su proveedor de servicios telefónicos.

La teleconferencia gratuita es una excelente opción para las pequeñas empresas o cualquier entidad que tenga que vigilar de cerca los gastos. El costo puede eliminarse por completo si los asistentes cuentan con planes de larga distancia de tarifa plana que les permiten una larga distancia ilimitada a cualquier parte del país, o si usan un servicio telefónico basado en Internet que no tiene cargos de larga distancia. Si bien no es tan rico en funciones como las opciones de llamadas de conferencia basadas en tarifas, definitivamente vale la pena considerar la teleconferencia gratuita si no necesita nada más que reunir a un pequeño grupo de personas durante una hora más o menos.