¿Cómo elijo los mejores proveedores de outsourcing?

Hoy en día, las pequeñas y grandes empresas a veces utilizan proveedores externos para administrar la empresa de una manera más eficiente y rentable. Hay una serie de funciones que se pueden externalizar con éxito, incluida la nómina, la contabilidad general, los servicios tecnológicos e incluso las relaciones públicas. Encontrar los proveedores adecuados es importante para asegurarse de que estas funciones importantes se realicen de una manera que beneficie a su empresa, en lugar de crear más problemas de los que resuelven.

Su primera tarea en la localización de los proveedores de outsourcing adecuados es hacerse algunas preguntas básicas. Primero, ¿por qué subcontratar en primer lugar? A menudo, la razón es porque tiene recursos limitados para el negocio y necesita mantener los gastos lo más bajo posible. El costo de usar proveedores para algunas de sus necesidades suele ser mucho más bajo que los salarios y beneficios que pagaría para que el personal de tiempo completo se encargue de esas mismas funciones.

Luego, haga una lista de lo que necesita lograr. Por ejemplo, si desea buscar proveedores externos para manejar su nómina, defina qué necesitará hacer como parte de ese proyecto. ¿Se les paga a todos sus empleados semanalmente, quincenalmente o mensualmente? ¿Tiene empleados por hora y asalariados? ¿Desea que el servicio maneje todas las retenciones e informes a la agencia tributaria adecuada? Saber lo que quiere que haga el proveedor hará que sea mucho más fácil identificar socios proveedores potenciales que puedan administrar todas las tareas sin ningún problema en particular.

Una vez que sepa por qué desea externalizar y lo que necesita hacer como parte del proyecto de externalización, estará listo para evaluar proveedores específicos. Esto a menudo comienza pidiendo cotizaciones o propuestas para sus servicios. Tenga en cuenta que puede enviar una Solicitud de propuesta específica, o RFP, a cada socio potencial. Incluya un formato específico para la respuesta. Hacerlo facilitará el proceso de comparar los méritos y los precios de cada proveedor potencial.

Además de obtener información sobre los precios y los servicios de soporte, es posible que también desee obtener referencias para cada uno de los proveedores de outsourcing que considere. Si bien un programa puede verse muy bien en el papel, desea asegurarse de que un proveedor determinado realmente cumpla con esas promesas. Hable con otras personas que hayan utilizado el proveedor y pregúnteles si su personal siempre es profesional, si realizan las tareas de manera oportuna y qué tan efectivamente manejan cualquier tipo de situación de emergencia que surja.

Solo después de haber evaluado a cada uno de los proveedores de outsourcing en su lista y haber elegido al proveedor que satisfaga sus necesidades, debería considerar firmar un acuerdo. Lea todos los términos y condiciones antes de firmar cualquier cosa. Haga preguntas si hay una cláusula o sección que no comprende. Una vez que esté seguro de que todo está en orden, haga el compromiso y descanse tranquilo de que las tareas que ha asignado al proveedor se manejan con cuidado y eficiencia.