¿Cómo elijo el mejor sistema de nómina?

Elegir el sistema de nómina adecuado para su negocio es un poco más complicado de lo que muchas personas creen. Dependiendo de dónde se encuentre su empresa, existe la necesidad de cumplir con las regulaciones gubernamentales específicas relacionadas con el mantenimiento de registros, así como con la gestión del cálculo de los salarios y la retención de impuestos de una manera que cumpla con esas regulaciones. También hay otras características que pueden resultarle útiles con su sistema de nómina y el nivel de servicio y soporte que brinda a sus empleados.

El tamaño de su negocio a menudo es un factor clave a la hora de elegir el mejor sistema de nómina. Hoy en día, hay paquetes de software de código abierto diseñados específicamente para su uso por compañías más pequeñas, y algunos de estos paquetes incluyen software básico de nómina. Los paquetes como estos son ideales para alguien que emplea a unas pocas personas y necesita ayuda básica para calcular el salario básico, las horas extra y mantenerse al día con los días personales, de enfermedad y de vacaciones con relativa facilidad. La mayoría de estos paquetes de código abierto también pueden interactuar con agencias de ingresos a nivel nacional y estatal, lo que facilita mantenerse al día con cualquier cambio de impuestos que afecte la retención o el cálculo de los impuestos comerciales.

Para situaciones en las que un sistema de gestión de nómina debe proporcionar más que lo básico, es una buena idea determinar qué características adicionales serían útiles. Por ejemplo, es posible que desee un sistema de nómina que tenga la capacidad de imprimir cheques de nómina, o posiblemente incluso administrar la opción de depósito directo, si ofrece ese servicio a sus empleados. Otro beneficio de un sistema más avanzado es la capacidad de preparar automáticamente formularios de ingresos mensualmente que pueden imprimirse y enviarse por correo a las agencias de ingresos estatales y nacionales. Un sistema de nómina de este tipo puede minimizar la cantidad de horas necesarias para administrar estas funciones, lo que permite desviar esos recursos a otros aspectos del negocio.

Si se desea un sistema de nómina básico o más completo, hay algunos aspectos centrales que siempre deben considerarse. Uno de esos aspectos es la seguridad. El sistema debe venir con protocolos que permitan limitar el acceso a los datos de la nómina. Algunos sistemas adoptan lo que se conoce como un enfoque de cafetería, ya que a cada usuario autorizado se le otorgan derechos de acceso específicos a información particular contenida en la base de datos de nómina, pero no a otros tipos de datos encontrados en el sistema. Junto con la seguridad del día a día, las mejores soluciones de sistema de nómina también tendrán opciones de recuperación de datos disponibles, que pueden ser útiles en caso de un desastre o corrupción en la base de datos principal.

Las mejores opciones del sistema de nómina también serán algo flexibles, ya que es fácil administrar agregar empleados o reorganizar a los empleados existentes en nuevas agrupaciones departamentales. Si es probable que un sistema dado se supere en uno o dos años, probablemente no valga la pena su tiempo o dinero. Elija algo que pueda usar a largo plazo, incluso si su negocio crece a pasos agigantados.

Tenga en cuenta que siempre puede optar por externalizar la nómina, lo que elimina la necesidad de mantener un sistema de nómina interno. Si esta es una opción viable, asegúrese de que el servicio prepare todos los formularios necesarios, actualice periódicamente sus fórmulas para reflejar las leyes actuales de impuestos y retenciones, y que sea capaz de permitirle acceder a sus registros de nómina cuando los necesite. Hoy en día, hay muchos socios que brindan este tipo de servicio a precios que incluso las compañías más pequeñas encontrarán atractivas.