¿Cómo elijo la mejor estrategia de adquisición?

La mejor estrategia de adquisición es aquella que reduce los costos de los productos sin afectar negativamente la calidad, el servicio o la entrega. Los costos que deben incluirse en la evaluación de una estrategia de adquisición incluyen tanto los costos internos suaves del tiempo y los recursos del personal, como los costos en dólares de los bienes o servicios reales. La adquisición también se conoce como compra y representa toda la actividad relacionada con la adquisición de bienes o servicios por parte de una empresa u organización.

El primer paso para desarrollar una estrategia de adquisición es analizar el costo actual de adquisición en su organización. Comience al comienzo del proceso con la persona que solicita un artículo. Documente el tiempo y el esfuerzo requeridos por todo el personal involucrado en el proceso comercial. Una vez que se completa el formulario de solicitud, generalmente lo revisa un supervisor, quien luego puede pasarlo al departamento de compras o al miembro del personal local responsable de ordenar los materiales. En este análisis se incluye el tiempo del personal dedicado al pago de facturas para estos bienes, ya que un proceso depende del otro.

Calcule el tiempo requerido por cada persona en el proceso y multiplíquelo por su tarifa por hora. Incluya los costos de los beneficios, así como los costos asociados con el proceso. Esto puede incluir formularios en papel que deben imprimirse o una herramienta electrónica que debe mantenerse y respaldarse. La suma de todos estos costos es una verdadera representación del costo suave del dólar para la organización de la actividad de compra.

Revise estos costos y tiempo para identificar los cuellos de botella, los procesos que no agregan ningún valor y la pérdida de tiempo. Escriba el proceso de negocio ideal e incluya a las personas involucradas y la cantidad de tiempo que cada paso debería requerir. Determine qué cambios son necesarios para pasar al proceso propuesto. Esto puede incluir inversiones en tecnología o cambios en las responsabilidades reales de varios miembros del personal.

Revise la actividad de compra real en los últimos dos a cinco años para identificar áreas de ahorro potencial. Por ejemplo, comprar todos los suministros de oficina de una empresa puede resultar en costos más bajos en cada artículo, debido a los descuentos disponibles para compras de alto volumen. Analice la cantidad de gasto en diferentes productos o productos básicos para encontrar el potencial de ahorro en el precio del producto. En un mundo ideal, la aplicación de esta estrategia de adquisición es una forma sistemática de reducir los costos de los productos al tiempo que fortalece las relaciones con los proveedores clave.