¿Cómo elijo el mejor sistema de orden de compra?

Un sistema de orden de compra es la secuencia de pasos que un individuo debe seguir para solicitar la adquisición de bienes y servicios para uso de la compañía. Estos sistemas proporcionan una pista de auditoría para rastrear el movimiento de los recursos financieros de la compañía. Existen múltiples sistemas en el entorno empresarial para los sistemas. La mayoría de ellos se centran en el sistema de contabilidad y documentos internos de una empresa. Seleccionar el mejor sistema de orden de compra requiere considerar una serie de factores relacionados con los sistemas comerciales de una empresa.

Los dueños y gerentes de negocios deben decidir si desean usar un sistema de orden de compra manual o automatizado. Los sistemas manuales comúnmente incluyen el uso de un cuaderno de papel que contiene órdenes de compra numeradas secuencialmente. Un empleado completará el formulario, que generalmente requiere proveedor, precio, cantidad, descripción y código contable, antes de enviarlo para su aprobación. Estos documentos generalmente incluyen una copia al carbón guardada en el archivo. Un sistema automatizado funciona de manera similar, excepto que los empleados usarán el software comercial o contable de la compañía y completarán un documento electrónico de orden de compra.

El número de órdenes de compra que generará una empresa a través de sus operaciones normales desempeñará un papel importante al seleccionar un sistema de órdenes de compra. El uso de un sistema manual puede volverse tedioso y provocar la pérdida de documentos, lo que hace que los empleados vuelvan a crear la orden de compra. Además, las empresas generalmente deben almacenar estos documentos durante varios años, dependiendo de las leyes federales o estatales aplicables. Un sistema automatizado de órdenes de compra puede aliviar algunos de estos problemas, aunque aprender y usar la versión computarizada puede requerir más capacitación.

Otros factores a considerar al seleccionar un sistema de orden de compra son el número de empleados que usan órdenes de compra y la ubicación de la oficina de compras de la compañía. Permitir que varios empleados accedan y creen órdenes de compra puede requerir que las compañías tengan más documentos en papel a mano o más nombres de usuario para acceder al módulo de órdenes de compra. Las grandes organizaciones a menudo tendrán un departamento de compras o un gerente de adquisiciones para manejar la orden de compra al realizar pedidos. Tener varias personas entregando órdenes de compra puede crear un desbordamiento de información en el departamento de compras. Las empresas pueden necesitar limitar el acceso en el sistema de órdenes de compra para evitar este problema.

Las empresas también deberán considerar cómo fluyen las órdenes de compra al departamento de contabilidad. Las personas en el departamento de contabilidad deben poder acceder fácilmente al sistema para revisar las órdenes de compra antes de pagar las facturas. Los auditores también necesitarán acceso para determinar cómo fluye la información a través de la empresa. La imposibilidad de rastrear la orden de compra a través de cada paso en el sistema puede resultar en alteraciones del documento que comprometerán una parte significativa del proceso de administración de efectivo de la compañía.