¿Cómo elijo el mejor marco de flujo de trabajo?
Para elegir el mejor marco de flujo de trabajo, puede ser una buena idea hacer primero una lista de sus necesidades de flujo de trabajo. Una vez que haya determinado qué características del programa de flujo de trabajo de las que puede beneficiarse más, es posible que desee familiarizarse con los diferentes tipos de software en el mercado. Si debe establecer un presupuesto, probablemente debería limitarse a explorar aquellos programas que ofrecen las funciones que necesita y que se venden a un costo razonable. Muchos profesionales utilizan recursos comerciales y recomendaciones de colegas para encontrar un marco de flujo de trabajo que tenga una buena reputación.
El flujo de trabajo describe el proceso a través del cual pasa un documento, desde su introducción en un sistema hasta su momento de finalización. En la industria de seguros, por ejemplo, el flujo de trabajo podría describir la serie de etapas a través de las cuales pasa un reclamo. El proceso puede comenzar en el momento en que un cliente presenta un reclamo y finaliza cuando un reclamo es denegado o aprobado. El marco de trabajo de flujo de trabajo describe el modelo o la base que guía un proceso de flujo de trabajo.
Para elegir el mejor marco de flujo de trabajo, debe determinar de qué características puede beneficiarse más. Un buen primer paso podría ser realizar un análisis de su sistema de flujo de trabajo actual. Determine dónde se pueden mejorar los procesos y dónde tienen éxito. Muchos gerentes optan por contratar consultores que puedan proporcionar comentarios valiosos. Algunos consultores también pueden informar a los gerentes sobre las tendencias actuales y los avances tecnológicos que pueden influir en sus decisiones.
El software que proporciona servicios de flujo de trabajo varía de gratuito a costoso. Para facilitar el proceso de elegir un marco de flujo de trabajo, puede ser una buena idea crear un presupuesto. El software libre tiende a ser de código abierto y, a menudo, es utilizado por pequeñas empresas con necesidades básicas. Las empresas más grandes y las empresas con requisitos de flujo de trabajo complejos pueden beneficiarse de un software más costoso que puede admitir más usuarios y que puede ofrecer una serie de servicios avanzados.
Algunas características comunes del software de marco de flujo de trabajo incluyen servicios de correo electrónico que optimizan la comunicación y los documentos de plantilla que pueden ayudar a los profesionales en industrias particulares a ahorrar tiempo. Muchos programas registran la notación sobre quién ha recibido un documento y quién ha realizado cambios en él. Los programas para industrias en las que la comunicación con el cliente es un factor principal pueden incluir interfaces de clientes que sean fáciles de usar para los clientes.
Si considera que está considerando dos programas de flujo de trabajo que parecen bastante similares, puede ser una buena idea utilizar recursos comerciales, como sitios web y publicaciones periódicas. Los artículos y las revisiones sobre los programas de marco de flujo de trabajo pueden ayudarlo a aprender qué tipos de software se usan con más frecuencia. Las ferias comerciales y las recomendaciones de colegas también pueden ser recursos útiles.