¿Cómo elijo las mejores herramientas de flujo de trabajo?

El flujo de trabajo describe los pasos de un proceso a través del cual pasa un producto o documento. En la industria de seguros, por ejemplo, el flujo de trabajo describe todas las etapas a través de las cuales puede pasar un reclamo, comenzando con un cliente que presenta un reclamo y termina con aprobación o rechazo. En la industria manufacturera, el flujo de trabajo puede comenzar con modelos creados por ingenieros y diseñadores y llegar a su fin cuando se vende un producto a los proveedores. Muchos gerentes usan software y análisis como herramientas de flujo de trabajo para ayudarlos a optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar la rentabilidad general de una organización. Para elegir las mejores herramientas de flujo de trabajo, puede ser una buena idea considerar qué software es el mejor para su industria, ubicar áreas en el flujo de trabajo que necesitan mejoras y decidir si puede beneficiarse de los servicios de consultoría profesional.

Una de las herramientas de flujo de trabajo más comunes utilizadas en todas las industrias es el software de flujo de trabajo. Estos son programas de computadora que ayudan a los gerentes a diseñar procesos que sean claros y efectivos. El software puede permitir que las organizaciones sean más eficientes y rentables al centralizar las bases de datos y facilitar a los empleados el registro y el acceso a la información.

Muchos tipos de software ofrecen funciones de flujo de trabajo automatizadas. Estas características permiten a los gerentes crear pautas estrictas que dictan el orden en que ocurren las etapas y asignan departamentos a tareas particulares. Las herramientas de flujo de trabajo automatizadas a menudo son más efectivas en organizaciones que realizan los mismos procesos día tras día.

En la mayoría de los casos, ciertos tipos de software están diseñados para satisfacer las necesidades de industrias particulares. Por ejemplo, el software de flujo de trabajo diseñado para la industria de seguros podría incluir una interfaz a la que puedan acceder los clientes que desean presentar reclamos. El software diseñado para la industria manufacturera podría tener la capacidad de generar listas de materiales basadas en diseños de ingenieros.

Otro factor a considerar cuando se trata de elegir las mejores herramientas de flujo de trabajo es el área que más necesita mejorar. El software para una industria en particular puede variar según las soluciones para las que está diseñado. Por ejemplo, un gerente que cree que un problema en su organización es la mala comunicación entre los departamentos podría elegir un software que tenga capacidades mejoradas de correo electrónico.

Muchos gerentes pueden optar por contratar consultores para ayudarlos a mejorar el flujo de trabajo. Los consultores son excelentes herramientas de flujo de trabajo para gerentes que no cuentan con fondos para analistas de procesos internos. En la mayoría de los casos, el mejor consultor tiene años de experiencia trabajando en su industria. Los consultores a menudo conocen las tendencias tecnológicas y pueden ayudarlo a implementar un nuevo sistema que mejore la eficiencia.