¿Cómo creo un número de nómina?

Un número de nómina es una información específica utilizada en el sistema de nómina de una empresa. El número permite a una compañía rastrear a los empleados mediante el uso del número en lugar de un nombre u otro identificador. El número de nómina suele ser una información interna que la empresa crea utilizando su software de nómina. La compañía puede crear su propia combinación de letras y números o permitir que el software cree números por su cuenta. La creación de un número debe incluir cifras que le permitan a la empresa diferenciar entre los empleados basándose únicamente en el número.

La mayoría de los servicios o software de nómina permiten que una compañía cree su propio número de nómina para cada empleado. Debido a esta flexibilidad, una empresa debería considerar el uso de un prefijo descriptivo para cada grupo de empleados. Una opción, por ejemplo, es usar tres dígitos o letras para definir el departamento. Las letras ACC o los números 200 pueden representar el departamento de contabilidad; PRO o 300 puede ser el departamento de producción. Los subgrupos también pueden existir en estas categorías si la empresa decide usar un número.

Una vez que una compañía decide el prefijo del número de nómina, los números restantes generalmente se ordenan. Por ejemplo, ACC00001 puede ser el punto de partida para los números de nómina en el departamento de contabilidad. La última mitad del número puede contener tantos dígitos como sea necesario para cubrir a todos los empleados del departamento. Cada número de nómina para todos los departamentos generalmente tiene la misma combinación de letras y números. Es necesario tener el mismo tamaño de combinación para evitar confundir el sistema de nómina.

El departamento de recursos humanos a menudo es responsable de crear este número. En algunos casos, el departamento de recursos humanos puede necesitar la aprobación del propietario o la gerencia ejecutiva al asignar números. Esto permite a los propietarios y ejecutivos tener voz en la información que reside en la nómina. La alta dirección también puede tener información sobre cómo crear números o el uso de ellos en la empresa. La aprobación también puede ser necesaria si la empresa está configurando un nuevo departamento en el sistema de nómina.

Es posible que una empresa que utiliza un servicio de subcontratación de nóminas no necesite crear un número de nómina. La empresa subcontratada lo hará por su cuenta en función de su sistema de nómina. Las empresas simplemente ingresan un número de nómina que coincide con el número de nómina de la empresa subcontratada. El servicio de nómina maneja la mayor parte de las tareas de nómina, dándoles la capacidad y la libertad de crear números de nómina. Toda la correspondencia e información sobre un empleado generalmente requiere el uso de este número.