¿Cómo creo una política de retención de correo electrónico?

Para crear una política de retención de correo electrónico, primero debe indicar la razón por la que está escribiendo la política: para cumplir con los requisitos legales, para conservar la prueba de los documentos comerciales o para asegurarse de que no se pierda información importante. El documento también debe explicar a qué empleados afecta la política y qué tipos de correos electrónicos están incluidos. También debe decidir cuánto tiempo se deben guardar los correos electrónicos; es posible que se le exija legalmente que retenga ciertos correos electrónicos durante un período específico de tiempo. Asignar a un empleado para que sea responsable del monitoreo de la política puede ayudar a garantizar que su política se aplique correctamente.

Una política de retención de correo electrónico es un procedimiento escrito sobre cómo una empresa quiere que sus empleados manejen las comunicaciones por correo electrónico. Las políticas de retención de correo electrónico generalmente establecen qué correos electrónicos deben conservar los empleados, durante cuánto tiempo y cómo almacenarlos. En muchas jurisdicciones, existen requisitos legales sobre cuánto tiempo deben mantenerse las comunicaciones de la empresa, incluidos los correos electrónicos, por lo que es importante tener una política clara de retención de correo electrónico.

Cuando escriba su política, explique qué empleados de la compañía cubre la política de retención de correo electrónico. Dependiendo del propósito para implementar la política en primer lugar, es posible que no se aplique a todos en su organización. Por ejemplo, los empleados del almacén que no se ocupan de la correspondencia electrónica pueden no estar obligados a cumplir con la política. Los representantes de servicio al cliente, por otro lado, pueden estar obligados a conservar la mayoría de sus correos electrónicos.

Describa qué tipos de correspondencia por correo electrónico se rigen por la política de retención de correo electrónico. Por ejemplo, algunas compañías escriben políticas de retención de correo electrónico que pertenecen a correos electrónicos que tratan asuntos administrativos, fiscales, generales y efímeros. La política de su empresa puede tratar específicamente los correos electrónicos que tratan asuntos que tienen requisitos legales. Independientemente de los correos electrónicos que elija que estén cubiertos por la política, asegúrese de ser claro y conciso sobre el tema.

La política también debe describir cuánto tiempo se deben retener los correos electrónicos y cómo los empleados deben retenerlos. Para el cumplimiento de registros, puede estar legalmente obligado a retener la correspondencia del cliente por un período de cinco años. Además de almacenarse en un archivo de correo electrónico en su servidor, la ley también puede requerir que imprima el correo electrónico y conserve una copia impresa en el archivo del cliente. Cualquiera sea el procedimiento para retener estos registros, asegúrese de detallarlo cuando escriba la política de retención de correo electrónico.

Una buena política de retención de correo electrónico debe incluir el departamento o título del empleado responsable de monitorear los requisitos. Su empresa puede tener un departamento de cumplimiento o empleado responsable de asegurarse de que los procesos de la empresa estén de acuerdo con la ley. Esta puede ser la persona física a cargo de monitorear y hacer cumplir la política de retención de correo electrónico. Indique claramente quién es responsable de administrar la política para que los empleados sepan a quién recurrir si tienen preguntas o problemas.

Después de crear la política, uno de los pasos más importantes es difundirla. No se puede cumplir una política si los empleados que tienen que implementarla no saben que existe. Es posible que también desee celebrar una reunión o sesión de capacitación para los empleados afectados. Esto garantiza que reciban la información que necesitan para cumplir con la política de retención de correo electrónico.