¿Cómo desarrollo un cronograma del proyecto?

Antes de embarcarse en un proyecto grande e importante, a menudo es útil desarrollar un cronograma del proyecto. Esto implica registrar los pasos principales que estarán involucrados en un proyecto, de principio a fin, junto con las personas o equipos responsables y las fechas de finalización proyectadas. Esta es una forma de ver los detalles principales, o el panorama general de todo el proyecto, con todos los objetivos e hitos incluidos.

Si una persona está desarrollando un cronograma de proyecto para un proyecto que está completando de manera independiente, entonces él o ella pueden ser los únicos responsables de desarrollar el cronograma. Muchos proyectos, especialmente los de gran escala, involucran a múltiples trabajadores o miembros de un equipo. Cuando se crean los cronogramas del proyecto para dichos proyectos, todos los trabajadores que participarán en el proceso de toma de decisiones también deberían ser parte de la creación del cronograma.

La línea de tiempo debe incluir todos los hitos y objetivos proyectados que forman parte del proyecto junto con los responsables de las diversas partes, materiales necesarios y la fecha objetivo de finalización de cada paso. Las reuniones o puntos de control que se han planificado con anticipación también se pueden incluir en una línea de tiempo del proyecto, porque la idea es brindar la mejor representación posible de todo el proyecto. Como un grupo inicialmente trabaja en conjunto para desarrollar una línea de tiempo del proyecto, todos deberían poder ver la línea de tiempo. Puede proyectarse en un tablero a través de una computadora, colocarse en un espacio de trabajo de acceso múltiple en línea o escribirse con marcadores como un borrador en un gran trozo de papel gráfico publicado en la pared.

Después de que se haya creado un cronograma inicial del proyecto, cada miembro del grupo responsable del proyecto debe recibir una copia para referencia. Puede ser una copia en papel o una copia electrónica que se publica en línea o se envía por correo electrónico a los miembros. El cronograma del proyecto es un documento de trabajo que debe revisarse periódicamente durante todo el proyecto para que pueda ajustarse a medida que surjan cambios y contingencias.

Los plazos del proyecto tienen varias ventajas. Ayudan a mantener a todos los miembros de un equipo enfocados en los objetivos de un proyecto en particular y a mantenerlos juntos a medida que el proyecto evoluciona y cambia. Estas líneas de tiempo también ayudan a demostrar cómo debe fluir el proyecto en una combinación de forma escrita y visual. Los plazos para los proyectos deberían ser útiles tanto para los miembros del equipo que están orientados a los detalles como para aquellos que necesitan ver una imagen más amplia de cómo todo encaja. Los cronogramas del proyecto también pueden ayudar a garantizar que todas las tareas y pasos necesarios en un proyecto se hayan asignado y delegado adecuadamente.