¿Cómo mejoro el flujo de trabajo?

Mejorar el flujo de trabajo es un proceso importante ya sea para un individuo o una organización. Se ha comprobado que un flujo de trabajo mejorado maximiza la eficiencia, minimiza el desperdicio de tiempo y recursos y mejora la moral. La forma de mejorar el flujo de trabajo puede ser tan simple como identificar y eliminar el tiempo perdido o tan complejo como examinar y cambiar todo el proceso y / o automatizar todo o parte de él. No importa cuán grande o pequeño sea el trabajo o el proceso, vale la pena el tiempo y el esfuerzo de dar los pasos para mejorar el flujo de trabajo.

El primer paso para mejorar el flujo de trabajo es identificar y eliminar el desperdicio, y el desperdicio más grande de todos es el tiempo. El lugar de trabajo moderno se ha acostumbrado y depende del correo electrónico, la mensajería instantánea y los mensajes de texto. Estos medios de comunicación estaban destinados a ahorrar tiempo, pero pueden conducir a un exceso de información inútil y tiempo perdido. Puede mejorar el flujo de trabajo simplemente eliminando o limitando la mensajería instantánea y los mensajes de texto y estableciendo expectativas razonables en el correo electrónico. Reaccionar o responder a correos electrónicos tan pronto como lleguen puede ser una pérdida de tiempo. Configurar varias veces durante el día que se dedica a leer y responder correos electrónicos mejorará su flujo de trabajo y productividad.

Estas interrupciones son solo algunas de las muchas que pueden detener el flujo de trabajo. Cualquier trabajo o proceso continuará mejor y más lejos con un bloque razonable de tiempo dedicado en lugar de tratar de hacerlo en pequeños incrementos. Dedicar incluso 20 o 30 minutos para dedicar a una sola tarea o proceso lo ayudará a hacer grandes avances para aumentar la productividad y mejorar el flujo de trabajo. Centrarse en una tarea en particular durante un bloque de tiempo relativamente corto pero ininterrumpido puede ser uno de los mejores métodos para ayudarlo a mejorar el flujo de trabajo.

Para procedimientos más complicados y organizaciones más grandes, requiere un enfoque más sistemático para mejorar el flujo de trabajo. Estos procesos implican dividir el flujo de trabajo en pasos pequeños y finitos y analizar las tareas involucradas en cada paso. Los dos principios más importantes que pueden asignarse a cada paso son la responsabilidad y la automatización. Una sola persona o entidad debe ser completamente responsable de lograr cada paso, lo que elimina el señalar con el dedo y la dilación.

La siguiente parte es preguntar si un paso puede ser automatizado. Cualquier parte del proceso que pueda automatizarse por completo, sacando al personal de la ecuación, es un paso importante para mejorar el flujo de trabajo. Después de que se haya analizado cada paso, se haya asignado la responsabilidad y el trabajo se haya automatizado siempre que sea posible, todo el proceso del flujo de trabajo mejorará mucho.

Los pasos para mejorar el flujo de trabajo implican principalmente el sentido común y las técnicas de gestión tradicionales. El desafío es dividir el flujo de trabajo en pasos manejables y luego mejorar cada uno de los pasos involucrados. De esta manera, puede eliminar el desperdicio, maximizar el tiempo y la productividad y mejorar el flujo de trabajo.