¿Cómo configuro una oficina principal?
Puede configurar una oficina principal para su negocio asegurando instalaciones, contratando personal y preparando sistemas para interactuar con el público. Alternativamente, puede contratar una empresa que ofrezca una solución de oficina preestablecida o externalizar parte del componente de personal a empresas de todo el mundo. El diseño y la gestión de la oficina son la clave del éxito de cada empresa. El despliegue de una interfaz pública refleja su filosofía de servicio al cliente y, en última instancia, determinará la lealtad del cliente. El desafío de la administración es reducir costos mientras se mantiene contentos a los clientes y se construye una ventaja competitiva.
La oficina principal de una empresa consta de todos los departamentos que entran en contacto directo con el público. Estos departamentos incluyen recepción, servicio y ventas. Por lo general, una nueva empresa tendrá necesidades modestas y es posible que solo necesite un lugar para reunirse con clientes o clientes y equiparla adecuadamente. Luego contrata personal para contestar teléfonos, brindar servicio al cliente y realizar ventas. Finalmente, establece sistemas para hacer que el proceso funcione sin problemas.
En las etapas iniciales del desarrollo del negocio, la oficina principal podría compartir, por necesidad, gran parte del mismo espacio y recursos que la oficina administrativa. El back office es todas las partes del negocio que el público nunca ve. Las empresas manufactureras que tienen que establecer instalaciones para producir un producto tienden a estar más preocupadas al principio por la oficina administrativa, mientras que las consultorías y las empresas orientadas a los servicios aumentan y disminuyen en sus relaciones públicas. A medida que una empresa crece y tiene los recursos para establecer instalaciones separadas para cada departamento, establecer operaciones de oficina es una cuestión de equipar a cada departamento que entra en contrato con el público con una filosofía de servicio al cliente y al personal y al equipo para proporcionar una empresa consistente cara.
Una alternativa a la creación de su propia oficina, particularmente en la fase de inicio, es contratar una firma de consultores para que se encargue de ello. Hay negocios que brindan servicios de oficina central empaquetados para otras compañías. Este tipo de proveedor de servicios comerciales operará una oficina central con recepción, salas de reuniones, oficinas, equipos, hospitalidad y cualquier otra cosa que una empresa necesite reunirse con un cliente. Por una tarifa plana, asigna a una empresa cliente un número de teléfono y una dirección postal. Maneja la recepción telefónica y en persona, procesa el correo de la empresa y permite que el personal de la empresa utilice las instalaciones para reunirse con los clientes según sea necesario.
Las empresas maduras tienen otra opción para establecer operaciones de recepción. La subcontratación de piezas a países extranjeros con menores costos laborales, como India, se ha convertido en una forma popular de contener los gastos. El servicio al cliente por teléfono es un departamento que a menudo se subcontrata. Muchas empresas han subcontratado partes de sus departamentos de ventas, particularmente llamadas en frío y contactos iniciales. En estos casos, una empresa aún mantiene una presencia en la oficina principal, pero los servicios clave se contratan a terceros.