¿Cómo escribo un plan de gestión de tareas?
Escribir un plan de gestión de tareas implica establecer objetivos, enumerar prioridades, programar y diseñar planes alternativos para hacer frente a fallas imprevistas. Cada área del plan debe estar claramente definida para proporcionar un plan de actividades para cumplir con los plazos y completar el trabajo asignado. Un plan de gestión de tareas puede incluir documentación del progreso en cada paso de un proyecto para evaluar si se están cumpliendo los objetivos. También debe determinar los recursos necesarios y permitir el informe del resultado.
El primer paso para escribir un plan de gestión de tareas define el trabajo que necesita atención. También establece líneas de tiempo para cada tarea por día, semana o mes. La parte de fijación de objetivos del plan describe qué trabajos deben realizarse dentro de cada período de tiempo. Esta lista de expectativas podría incluir una sección sobre temas que podrían interferir con los plazos y cómo se pueden manejar estos problemas.
Una lista de prioridades generalmente mantiene un proyecto organizado y brinda a los empleados una forma de determinar las tareas que requieren atención inmediata. Las tareas urgentes definen el trabajo que debe manejarse de inmediato, como atender las llamadas telefónicas y los visitantes que llegan. Las tareas importantes pueden incluir la planificación de una próxima reunión o presentación que afecte a la empresa. Los trabajos considerados como urgentes e importantes pueden surgir en una situación de crisis. Las tareas sin importancia generalmente incluyen visitar a compañeros de trabajo o atender asuntos personales mientras está en el trabajo.
La programación de cada tarea representa otro componente de la escritura de un plan de gestión de tareas. Se deben crear líneas de tiempo para cada trabajo necesario para completar todo el proyecto. Estos plazos deben ser realistas y considerar los recursos financieros y humanos disponibles. Los recursos pueden variar según el proyecto, dentro de las limitaciones presupuestarias. Un plan de gestión de tareas debe analizar los recursos necesarios y determinar si la empresa está dispuesta a invertir en recursos para cumplir con los plazos.
Se podrían diseñar planes de respaldo para tratar problemas inesperados que surjan. Los planes de gestión de tareas deben proporcionar estrategias alternativas para lidiar con eventos no anticipados. Estos planes alternativos preparan a los empleados para manejar los problemas rápidamente sin la necesidad de redefinir metas o establecer nuevas prioridades.
Una vez que se escribe el plan de gestión de tareas, se debe compartir con colegas que trabajarán juntos en el proyecto. Si el plan requiere delegar trabajos a diferentes compañeros de trabajo o diferentes departamentos dentro de la organización, esos problemas se pueden aclarar discutiendo el plan. Este proceso garantiza que todos trabajen desde el mismo plan para lograr los objetivos.
El paso final en la preparación de un plan de gestión de tareas implica un método de seguimiento del progreso, especialmente en proyectos grandes desglosados en subtareas. Al monitorear el progreso, los supervisores pueden identificar áreas que necesitan más recursos para mantener el trabajo encaminado. También pueden descubrir áreas débiles por departamento o empleado, donde el trabajo se atasca.