¿Qué son los documentos de licitación?

Pujar por un contrato de cualquier tipo puede ser un proceso altamente competitivo. Si las presentaciones son aceptadas por cualquier proveedor de servicios relevante o solo pueden presentarse por invitación, la información solicitada en los documentos de licitación debe ser exhaustiva. Se basa en los mismos materiales que una empresa u otra organización utilizará para tomar una decisión sobre algún contrato. Los documentos de la oferta pueden no ser el único factor para una decisión, ya que los mejores postores a menudo son invitados a entrevistas en vivo para ayudar a agilizar la selección, pero sin estas presentaciones, las nuevas relaciones comerciales nunca podrían formarse.

En el caso de que una organización ya sepa qué proveedores de servicios considerar para un contrato, podría distribuir una invitación a licitar (ITB) a las partes relevantes. Incluso con esa muestra formal de interés, el oferente debe seguir algunos procedimientos, o puede estar en peligro de perder su consideración. Se puede seleccionar una lista breve de candidatos anticipadamente en base a relaciones comerciales previas o criterios muy específicos que se establecen desde el inicio del proceso de licitación. Ese grupo puede reducirse aún más antes de que se realice una selección final basada en los documentos de licitación que se presentan.

Los documentos de licitación deben presentarse en el formato que prefiera la empresa contratante. Este requisito podría ser enviar materiales electrónicamente, por correo tradicional, o ambos. Si un consultor externo está involucrado en el proceso de búsqueda, los documentos de oferta también pueden ser enviados a esta persona. Es posible que la empresa contratante proporcione algún tipo de plantilla de solicitud o acepte materiales originales presentados por los candidatos.

Una empresa de contratación o su consultor deben describir la información que se necesita en los documentos de licitación. Este esquema se puede ofrecer en una ITB o en una solicitud de propuesta (RFP), que es más una invitación abierta para recibir ofertas. Además, se debe aclarar la fecha límite para la presentación, que podría incluir no solo una fecha, sino también una hora específica para la recepción de los documentos de licitación. Las preguntas que rodean un ITB o RFP pueden tener fechas límite similares, y las respuestas a esas consultas pueden publicarse para que todos los candidatos las vean.

Los detalles que se incluyen en los materiales de licitación se basarán en el tipo de servicio que se solicita. En finanzas, un gerente de inversiones que oferte en un contrato probablemente necesitará proporcionar la cantidad de dinero supervisada por la empresa además del rendimiento de la inversión anterior. Incluso si un proveedor de servicios se libera de un contrato, esa empresa podría ser bienvenida para volver a presentar y volver a presentar documentos en una fecha futura.