¿Cuáles son los requisitos de oferta?
Un proceso de licitación involucra a un individuo o empresa que solicita a los proveedores que presenten los precios de un proyecto. Los requisitos de oferta, a menudo llamados especificaciones de oferta, son todos los requisitos que el proveedor debe tener en cuenta al crear su propuesta. Esto puede incluir especificaciones como materiales, plazos, calificaciones laborales y más. Los requisitos de licitación deben estar claramente definidos dentro de la solicitud de propuesta y deben reiterarse en el contrato final firmado por ambas partes. El término también podría usarse para referirse a toda la información que debe aparecer en el paquete de oferta del proveedor, que puede incluir comprobante de documentos de seguro, información de contacto y calificaciones crediticias.
El propósito de los requisitos de la oferta es garantizar que todos los precios recibidos sean por el mismo trabajo. Por ejemplo, si se les pidiera a los vendedores que solo fijaran el precio de la pintura de un nuevo edificio de oficinas, cada vendedor podría asumir un número diferente de habitaciones, elegiría su propia pintura, haría suposiciones sobre cuántos colores deberían usarse y podría establecer su propia línea de tiempo. Esto podría generar precios que no se pueden comparar adecuadamente y que realmente no reflejan lo que el cliente desea.
En este caso, los requisitos de la oferta delinearían el marco de tiempo en el que se debe completar el trabajo, los pies cuadrados que se cubrirán y la cantidad de colores que se utilizarán. Los requisitos podrían especificar además si se deben incluir trabajos de recorte, qué marca y brillo de pintura se debe usar, si las paredes deben imprimarse o no y el material del que están hechas las paredes. Esto permite a cada posible contratista ofertar exactamente con las mismas especificaciones para que el precio realmente refleje las necesidades del cliente.
Otros tipos de especificaciones a menudo se incluyen en los requisitos de la oferta también. Por ejemplo, una empresa puede exigir a todos los proveedores que lleven un seguro de responsabilidad civil y compensación laboral. Algunas compañías, particularmente aquellas operadas o reguladas por una agencia gubernamental, pueden requerir que una cierta porción de cada oferta sea ejecutada por compañías pertenecientes a minorías o mujeres, o que los materiales cumplan con ciertos estándares ambientales.
Los proveedores que responden a una solicitud de oferta deben indicar cualquier área en la que no hayan cumplido los requisitos de oferta y podrían proporcionar una oferta que cumpla con los requisitos junto con una opción alternativa. Por lo general, es aconsejable explicar por qué y establecer lo que el proveedor pretende hacer en su lugar. Por ejemplo, una empresa puede especificar una marca particular de pintura. Sin embargo, si un proveedor tiene un descuento con una marca que se puede demostrar que es comparable, el proveedor puede ofertar el trabajo de acuerdo con las especificaciones originales y también ofrecer una segunda oferta que muestre los ahorros de costos posibles al cambiar de marca.