¿Qué son los gastos de trayecto?

Los gastos de traslado son cualquier tipo de costos asociados con los viajes desde y hacia los sitios mientras se realizan actividades relacionadas con el trabajo. Los gastos de este tipo generalmente se presentan en una cuenta de gastos a un empleador, quien luego reembolsa al empleado los costos de bolsillo permitidos. Dependiendo de las leyes fiscales vigentes que se aplican en la jurisdicción donde se encuentran el empleado y la empresa, los gastos de traslado pueden o no permitirse como deducciones fiscales.

En muchas áreas, los gastos de viaje se consideran un subconjunto de los gastos de viaje de negocios. Si bien los gastos de viaje pueden incluir costos tales como entretenimiento para clientes, pasajes aéreos, comida y alojamiento durante un viaje de negocios, esta forma particular de costo se centra únicamente en los gastos de transporte reales que tienen que ver con los viajes en curso hacia y desde el lugar de negocios. Por ejemplo, un empleador puede optar por pagar los costos asociados con un empleado que vive fuera de la ciudad para ir y venir del trabajo todos los días, si eso forma parte del paquete de beneficios del empleado. Por lo general, esto toma la forma de pagarle al empleado una tarifa fija por milla o kilómetro recorrido. Al igual que todos los gastos de viaje, el empleado proporcionará un informe de gastos que incluye detalles sobre el viaje, incluido el kilometraje involucrado y el monto total de la solicitud de gastos para el período cubierto.

El hecho de que los gastos de viaje sean o no deducibles de impuestos varía de un área a otra. En algunas naciones e incluso dentro de diferentes jurisdicciones dentro de los países, los empleados deben informar cualquier reembolso de los empleados como ingreso en las declaraciones de impuestos. Cuando este es el caso, cualquier gasto legítimo de transporte que no se reembolsa también se puede usar como una deducción. Las leyes fiscales en otras jurisdicciones no requieren que se informe el reembolso como ingreso y no consideran que cualquier saldo de los costos que no se reembolsa se cuente como una deducción, sino que se clasifique como gastos personales. A veces se hacen excepciones, especialmente si el empleado tiene como lugar principal de trabajo su hogar, pero en ocasiones se le exige que viaje al sitio del empleador.

Los dueños de negocios también pueden registrar los gastos de viaje cuando realizan viajes en nombre de un negocio. Por lo general, se debe usar un formulario para documentar los gastos antes de que se realice cualquier tipo de reembolso, y la actividad se registra en los libros de contabilidad de la compañía utilizando principios de contabilidad generalmente aceptados. Al igual que con los empleados, existe alguna variación en cuanto a si los costos pueden reclamarse como deducciones y si los reembolsos deben contarse como ingresos. Para determinar adecuadamente si los impuestos se deben o si los gastos de viaje no pagados se pueden usar legítimamente como deducciones de impuestos, es importante consultar a un profesional de impuestos antes de presentar declaraciones de impuestos anuales.