¿Qué son los servicios de impresión gestionados?
Los servicios de impresión gestionados se refieren a la externalización de la impresión de documentos o a la externalización de máquinas de impresión de documentos. Esto se puede organizar de varias maneras, incluida la impresión fuera del sitio, un área de impresión centralizada en el sitio, varias áreas descentralizadas en el sitio o una combinación de las dos últimas. Los beneficios de los servicios de impresión administrados incluyen la reducción de la mano de obra de los empleados y los costos reducidos.
Cuando la mayoría de la gente piensa en los servicios de impresión gestionados, las máquinas que primero vienen a la mente son las fotocopiadoras y las impresoras, ya que estas son las herramientas más utilizadas para producir documentos impresos. Dependiendo del tamaño de la organización, puede necesitar una impresora o muchas, y puede necesitar esas unidades para imprimir en color o en blanco y negro. Lo mismo se aplica a las copiadoras. En algunos casos, las máquinas de doble propósito, o incluso las máquinas multipropósito que incorporan opciones como el escaneo o el fax, pueden ser la mejor opción para una empresa.
La compra de estas máquinas puede ser extremadamente costosa. A algunas empresas les resulta más rentable alquilar las máquinas de impresión que necesitan. Varias compañías ofrecen este tipo de servicio a diferentes tasas.
Si la empresa posee o arrienda las máquinas, las copiadoras e impresoras aún requerirán un servicio regular para mantenerlas en funcionamiento y también pueden necesitar un servicio de emergencia para fallas o incidentes específicos. Muchas de las mismas compañías que ofrecen contratos de arrendamiento también ofrecen este tipo de servicios, basados en un contrato anual o plurianual. Dichos contratos pueden incluir el suministro de un número establecido de cartuchos de tóner por período y probablemente incluirá un número establecido de llamadas de incidentes, así como citas de servicio programadas regularmente.
La utilización de tales servicios tiene varios propósitos. Los costos de servicio bajo un contrato generalmente se reducen significativamente de las tarifas cobradas por una sola llamada fuera de un contrato. La mayoría de los contratos de servicios de impresión administrados especifican una ventana dentro de la cual se debe realizar la respuesta del servicio. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad del equipo. Tener una compañía de servicios de guardia también evita que los empleados que no estén familiarizados con el equipo tengan que intentar volver a ponerlo en funcionamiento.
En las empresas más grandes, los servicios de impresión gestionados pueden significar un área de impresión central dentro o fuera del sitio. Esto puede incluir varias copiadoras o impresoras operadas por un personal dedicado. Dichos centros también pueden ofrecer servicios adicionales como impresión de gran formato, encuadernación y recorte. Muy a menudo, este tipo de centro está destinado a trabajos más grandes y se ejecuta junto con una serie de impresoras o copiadoras disponibles en todo el edificio para trabajos pequeños.