¿Qué son los procedimientos de adquisición?

Cada organización que compra bienes o servicios tiene procedimientos de adquisición estándar, los métodos que utilizan para adquirir esas cosas. Estos procedimientos cubren todos los aspectos del ciclo de adquisición, incluida la selección del proveedor, las negociaciones del contrato, la colocación de pedidos y el pago. Todas las empresas tienen procedimientos de adquisición y se utilizan para controlar la actividad de gasto, garantizar que se cuenten con las aprobaciones adecuadas y reducir el riesgo de sobrepago. La actividad de adquisición o compra abarca toda la actividad de gasto, excluyendo la nómina, y a menudo representa más del 50 por ciento de todos los gastos.

La principal fuerza impulsora para el desarrollo de los procedimientos de adquisición es controlar todos los gastos. Los procedimientos reales utilizados pueden variar ligeramente pero serán similares. Un proceso de aprobación apropiado generalmente implica una separación de tareas y la participación de los gerentes superiores para las transacciones que costarán más que un precio específico. Otro procedimiento de adquisición estándar es limitar el acceso a los formularios de pedido de compra y requerir la autorización firmada de un gerente que no sea la persona que usa los productos. Esta separación del destinatario de los bienes y la aprobación está diseñada para garantizar que un miembro del personal superior conozca el pedido y pueda confirmar que los materiales son necesarios y se utilizarán para el propósito adecuado.

Otro procedimiento de adquisición común es crear una lista corta de proveedores preaprobados para productos específicos. Los proveedores se agregan a la lista a través de un proceso de licitación que se realiza de manera programada. Este proceso está diseñado para ser transparente y brindar a la empresa la oportunidad de obtener descuentos en el precio, cumplir con los estándares de calidad y garantizar la puntualidad de la entrega.

Los riesgos para una empresa sin los procedimientos de adquisición adecuados son el gasto excesivo, la imposibilidad de lograr un buen valor y el fraude de compras. Muchas personas que no tienen capacitación en contabilidad o adquisiciones resienten los pasos involucrados en una solicitud de compra. Sin embargo, estos procesos están diseñados para ahorrar tiempo y dinero.

Otros procedimientos de adquisición comunes incluyen el establecimiento de umbrales de valor que desencadenan diferentes actividades de adquisición. Por ejemplo, las compras que cuestan más de una cierta cantidad pueden requerir que una orden de compra sea aprobada por dos niveles de administración. Una orden de compra por un precio mucho más alto puede requerir que se emita una propuesta.

En algunos casos, las empresas pueden verse obligadas a defender sus contratos de compra. Si un vendedor que participó en el proceso de licitación considera que no se le dio una oportunidad justa para competir, se puede presentar una demanda. El derecho contractual es una fuente de gran actividad legal, y las empresas con sólidos procedimientos de adquisición están en la mejor posición para defender sus decisiones comerciales.