¿Qué son las cartas de propuesta?

Las cartas de propuesta son cartas de presentación que se incluyen con las propuestas de negocios para presentar a las personas la naturaleza de la propuesta y la compañía que hace la propuesta. Al igual que otros tipos de cartas de presentación, las cartas de propuesta están diseñadas para familiarizar rápidamente al lector con la información necesaria, y al mismo tiempo convencerlo de que el autor de la carta es la mejor opción para el trabajo. En algunos casos, una carta de propuesta debe seguir un formato y estilo específicos, mientras que en otros casos, puede ser de forma más libre.

Una carta de propuesta típica incluye una breve discusión del problema que la propuesta está destinada a abordar y una descripción general de la información destacada en la propuesta. Las cartas de propuesta generalmente incluyen estimaciones de tiempo y costo junto con una breve explicación de cómo funcionará la propuesta. La carta de la propuesta también puede detallar la experiencia, las calificaciones y las certificaciones de la persona o empresa que proporciona la propuesta, y también puede incluir el historial de la empresa y la información de fondo. En todo momento, el documento tiene un tono persuasivo que está diseñado para alentar al lector a revisar los materiales de propuesta adjuntos.

Existen varios contextos en los que se puede escribir una carta de propuesta. Cuando una empresa o agencia presenta una solicitud de propuesta (RFP), las personas que responden a la RFP generalmente escriben cartas de propuesta con sus presentaciones. Una RFP generalmente incluye pautas de propuesta que le darán a las personas una buena idea de lo que debe incluirse en una carta de propuesta, que va desde las calificaciones del autor hasta una estimación de los gastos involucrados. Los libros de referencia que proporcionan información sobre la correspondencia comercial a menudo tienen varias propuestas de muestra para que los lectores puedan familiarizarse con la redacción de propuestas antes de que tengan que escribir formalmente una propuesta.

Algunas cartas de propuesta no son solicitadas. Las empresas pueden usar propuestas para vender sus productos a posibles nuevos clientes, porque comunicarse por correo puede ser económico y muy rentable. Por ejemplo, un fabricante de software de oficina puede enviar un correo masivo a numerosas oficinas y anticipar al menos algún interés de las empresas que responderán con pedidos o solicitudes de más información. La carta de propuesta no solicitada tiende a ser de naturaleza más genérica, por lo que puede enviarse a numerosas personas.

Puede ser difícil crear una plantilla de propuesta que se pueda usar para responder a una solicitud de propuesta, porque cada solicitud y cada propuesta pueden ser muy diferentes. Por lo general, se requiere una gran cantidad de investigación para unir la propuesta, y el lenguaje debe personalizarse específicamente para el lector. Sin embargo, puede ayudar a armar un esquema básico que se utiliza en la redacción de propuestas, para garantizar que todos los aspectos necesarios de una propuesta estén completamente cubiertos. Las empresas también deben conservar copias de viejas propuestas y cartas de propuestas, tomando notas sobre las que tienen éxito para que puedan ser utilizadas en el desarrollo de futuras propuestas.