¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión automatizado?

Los sistemas de gestión automatizados ayudan a las empresas competitivas a racionalizar sus sistemas comerciales. El software automatizado puede erradicar muchas tareas comerciales tediosas y que consumen mucho tiempo, haciendo que la gestión empresarial sea más efectiva. Las ventajas de un sistema de gestión automatizado adecuadamente seleccionado y utilizado correctamente incluyen el control de los procesos, una visibilidad más clara de las operaciones, la racionalización de la cadena de suministro y un almacenamiento y recuperación de información más eficiente. Dichos sistemas también pueden ayudar a una empresa a aumentar la eficiencia, mantener al personal responsable, aumentar el servicio al cliente y aportar un mayor valor a la empresa.

Las capacidades de visualización del tablero de la mayoría de los sistemas automatizados pueden ayudar a la administración a obtener rápidamente una imagen clara de las operaciones al permitir el acceso instantáneo a la información de gestión de calidad, actualizaciones del personal y estadísticas informativas. Los resultados comerciales superiores a menudo provienen de una comprensión compleja del rendimiento y las fortalezas comerciales, y una mayor visibilidad puede conducir a un mejor control sobre los procesos. El software de visibilidad también puede transmitir video real sobre la gestión de la planta o los pisos de fabricación en todo momento, haciéndolo accesible desde cualquier lugar.

A menudo, en industrias competitivas, el conocimiento es poder, y el acceso a bases de datos y bibliotecas de información puede ayudar a proporcionar este poder. Los sistemas de información de gestión proporcionan acceso inmediato a datos históricos y en tiempo real para ayudar a aumentar la gestión eficaz. Los programas están compuestos de hardware y software automatizado y tienen la capacidad de comparar datos de todos los departamentos necesarios. Por lo general, también están diseñados para archivar, realizar copias de seguridad y administrar todos los archivos y documentos.

Los procesos internos como la gestión de inventario, la planificación de productos y el servicio al cliente a menudo se pueden gestionar más fácilmente mediante el software de planificación automatizada de recursos empresariales (ERP). A través de la identificación por radiofrecuencia (RFID) y otras tecnologías de seguimiento e identificación, los programas ERP manejan las interacciones de la cadena de suministro, como la facturación, el seguimiento de pedidos y la interacción con los proveedores. Por ejemplo, cuando el inventario alcanza un nivel predeterminado, los sistemas ERP envían formularios de pedido a los proveedores. Los sitios de compra y entrega en Internet a menudo usan un sistema ERP, ya que el tiempo de respuesta debe ser rápido y los pedidos a menudo son individualizados.

Los sistemas de gestión automatizados pueden ayudar a reducir la redundancia completando tareas de forma rápida y precisa que llevarían a un ser humano mucho más tiempo y probablemente generarían más errores. Un ejemplo de esto es la subcontratación de departamentos de recursos humanos. El software de gestión de recursos humanos automatiza el cálculo y la emisión de la nómina, registra las actualizaciones de los empleados y el estado de los beneficios, así como también envía avisos. Los sistemas de administración automatizados reducen el tiempo, los empleados y los errores humanos de los procesos que una vez tomaron más personas y tiempo para completar.

La responsabilidad del personal también se puede aumentar mediante sistemas de gestión automatizados que están programados para asignar y rastrear el cumplimiento de las responsabilidades de los trabajadores. Esto se puede hacer en forma de cuotas, registros de comunicación y revisiones de tareas. Los registros de información requieren que los empleados documenten sus clientes potenciales, creando oportunidades de evaluación basadas en datos cualitativos. Estos programas pueden ayudar a fomentar el crecimiento de los empleados y mantener a los empleados conscientes de sus tareas, logros y productividad.

La satisfacción del cliente se puede mejorar también mediante sistemas automatizados de gestión de relaciones. Toda la comunicación e información del cliente se almacena digitalmente y está disponible desde múltiples ubicaciones. Esto ayuda a garantizar la resolución rápida de disputas y crea oportunidades para capitalizar ventas adicionales. Cartas, fax, correo electrónico, SMS y otras formas de comunicación se distribuyen automáticamente a través de software automatizado. La comunicación masiva personalizada a través de sistemas automatizados de gestión de recursos puede diseñarse para reflejar información adaptada a las tendencias o intereses históricos de compra de un cliente.

Los beneficios de los sistemas de gestión automatizados pueden conducir a un mayor valor comercial, lo que a menudo conduce a una mayor rentabilidad. Para aumentar la probabilidad de esto, el sistema automatizado y el software comercial deben usarse de manera eficiente. El uso del sistema debe proporcionar más valor que los altos costos de compra, implementación y capacitación de los empleados.