¿Cuáles son los mejores consejos para un supervisor de recepción?

Con una pequeña cantidad de investigación, los supervisores de recepción encontrarán varios consejos diferentes relacionados con la forma en que pueden completar eficazmente sus tareas laborales. La mayoría de los consejos se relacionan con contestar el teléfono, usar ropa adecuada, administrar el tiempo de trabajo y el espacio de trabajo, y más. Dado que los clientes generalmente interactúan con la recepción de una empresa al ingresar a las instalaciones, es fundamental que esta área esté bien supervisada. Al prestar atención a las sugerencias, los supervisores de recepción pueden asegurarse de que la recepción de su empleador esté organizada y funcione de manera amigable y eficiente.

Un supervisor de recepción debe dar el ejemplo, lo que incluye evitar hacer llamadas telefónicas personales a menos que sea una emergencia. Muchas empresas tienen una política estricta establecida sobre llamadas telefónicas personales y, si no lo hacen, un supervisor de recepción debe crear una. Dentro de esta política, se debe exigir que los invitados sin cita previa se sienten cortésmente a sentarse hasta que puedan ser atendidos si el personal de recepción está hablando por teléfono con un vendedor o cliente. Un supervisor de recepción también considerará beneficioso que su personal conteste el teléfono con una sonrisa, ya que las personas del otro lado pueden escuchar la sonrisa en su voz, lo que ayuda a mejorar las relaciones comerciales. La mejor manera para que los supervisores de recepción se aseguren de que su personal conteste correctamente el teléfono es educarlos y capacitarlos a fondo.

Los supervisores de los escritorios delanteros deben asegurarse de que su personal se vista adecuadamente. El tipo de atuendo más apropiado es el que imita la cultura del negocio. Dado que hay muchos tipos diferentes de industrias que incluyen negocios con una recepción, cada industria generalmente tiene un código de vestimenta que difiere de los demás. Por ejemplo, un consultorio médico generalmente requiere que el personal use uniformes médicos, pero la oficina de una escuela generalmente requiere que el personal use pantalones caqui y una camisa abotonada.

Todos los supervisores de recepción deberían poder gestionar eficazmente su tiempo de trabajo y espacio de trabajo, ya que esto ayuda a optimizar la eficiencia operativa. Al identificar las pérdidas diarias de tiempo y cómo evitarlas, un supervisor puede aumentar extremadamente los niveles de productividad del tiempo de trabajo. El supervisor debe poder mantener las áreas de recepción organizadas y ordenadas, lo que ayuda al utilizar herramientas relacionadas con la organización del espacio. La mayoría de los supervisores de recepción encontrarán muy útil organizar todos los archivos de los clientes de manera electrónica. Esto ayuda a reducir los problemas de papel que a menudo contribuyen a que la recepción se vea muy desordenada.

El personal de recepción normalmente se enfrenta a una gran cantidad de estrés a diario. Los supervisores de recepción se benefician al proporcionar a su personal técnicas para aliviar el estrés, especialmente cuando se trata de tratar con clientes groseros. Siempre se debe dejar una línea abierta de comunicación entre un supervisor de recepción y su personal, ya que esto permite que el personal se desahogue cuando surgen situaciones estresantes.