¿Cuáles son los mejores consejos para la documentación del proceso empresarial?
La documentación del proceso comercial es el proceso de crear un registro escrito de los pasos asociados con un proceso o procedimiento comercial específico. Dicha documentación ayuda a estandarizar los procedimientos y establecer las mejores prácticas. Los consejos para crear documentos de proceso claros y efectivos incluyen el uso de un lenguaje fácilmente comprensible, que varias partes revisen la documentación y escriban documentos detallados y hojas de trucos simplificadas.
Muchas empresas crean documentación de procesos comerciales con fines de capacitación. Esto significa que muchas personas que pueden tener niveles de comprensión muy diferentes probablemente leerán los documentos. Para garantizar la máxima efectividad, los documentos de proceso deben ser fácilmente entendibles por cualquier persona que pueda usarlos.
Los expertos a menudo recomiendan escribir dichos documentos usando un lenguaje equivalente a un nivel de lectura de noveno grado. Los escritores también deben evitar el uso de jerga técnica o industrial. Cuando se deben usar siglas o términos de la industria, primero deben estar claramente definidos. También es aconsejable incluir una lista de definiciones al crear la documentación del proceso empresarial.
Si bien la documentación del proceso comercial a menudo la completa un individuo capacitado para desarrollar dichos documentos, es importante que otros revisen los documentos antes de ponerlos en uso común. Si la persona que escribe la documentación no es un experto en el proceso que se está documentando, dicho experto debe realizar una revisión para asegurarse de que el contenido sea técnicamente correcto. Los documentos también deben ser revisados por al menos una persona que no esté completamente familiarizada con el proceso para que se puedan identificar las instrucciones poco claras o los pasos faltantes.
Los documentos detallados son una parte esencial de la documentación del proceso empresarial. Los documentos explican todos los pasos involucrados en un proceso y también pueden proporcionar información adicional, como requisitos de programas de software, restricciones legales e información de contacto para varios pasos. Si bien los documentos son críticos para una explicación completa del proceso, pueden ser demasiado largos o voluminosos para ser utilizados a diario.
Una solución a este problema es crear una hoja de trucos que aborde solo los pasos más críticos y sirva como recordatorio una vez que se haya leído toda la documentación del proceso. Estas hojas de trucos deberían proporcionar una manera fácil de encontrar información básica sobre cada paso. Puede ser conveniente proporcionar el número de página o capítulo donde se puede encontrar la información en la documentación completa para que el lector tenga una referencia si necesita detalles adicionales. Tales hojas a menudo se presentan como diagramas de flujo o contornos.