¿Cuáles son los mejores consejos para el control de efectivo?
Cualquier organización que opere con fines de lucro testificará que se debe mantener un control de efectivo adecuado. Controlar el efectivo le permite a una empresa operar de manera eficiente recompensando a los accionistas, reembolsando a los empleados por sus servicios, pagando a los acreedores y también ayudando a promover y facilitar el crecimiento organizacional. Con tantas formas de controlar adecuadamente la entrada y salida de efectivo de una empresa, a algunas empresas les resulta abrumador elegir e implementar los mejores consejos. A la mayoría de las empresas les resulta beneficioso realizar conciliaciones bancarias mensuales, disminuir los gastos y también limitar el acceso a las cajas fuertes de la empresa. Además de estos consejos, también es aconsejable evitar las tarjetas de crédito de la empresa, ya que esto ayuda a reducir el estrés financiero, lo que permite un mayor éxito en el control de efectivo.
La realización de conciliaciones bancarias mensuales es un consejo importante para el control del efectivo, ya que permite que una empresa verifique que no se está abusando, maltratando o perdiendo su efectivo. Las conciliaciones pueden ser realizadas por un equipo interno o externo. Cuando lo realiza un equipo interno, se recomienda que un equipo externo realice las conciliaciones trimestrales para garantizar que no se produzca un fraude interno. Para una mayor protección, una revisión independiente realizada por el propietario de la compañía debe realizarse anualmente.
Es más fácil controlar el dinero cuanto menos se use, lo que hace que la disminución de los gastos sea un consejo muy valioso a seguir. Deben evitarse todos los gastos innecesarios y, al mismo tiempo, reducir las compras que deben realizarse. Reducir los gastos es especialmente importante para las nuevas empresas porque necesitan un excelente control de efectivo para poder obtener y mantener el crecimiento empresarial.
El control de efectivo es mucho más fácil de mantener cuando solo unas pocas personas tienen la capacidad de usarlo, moverlo o perderlo. Teniendo esto en cuenta, las empresas deberían limitar la cantidad de empleados que tienen acceso a las cajas fuertes. Según el Instituto de Auditores Internos, en 2004, los empleados internos contribuyeron al 60 al 70 por ciento de las acciones fraudulentas que tuvieron lugar dentro de las organizaciones, lo que hace que sea muy fácil entender por qué solo un número limitado de manos debe tener acceso a los activos encontrados en Una empresa segura.
Aunque muchas empresas dependen de las tarjetas de crédito de la compañía para generar flujo de efectivo, el control de efectivo se ve seriamente afectado por ellas. Cuantas más tarjetas de crédito tenga una empresa, más deuda financiera tiende a tener, lo que genera estrés financiero. Este estrés hace que los propietarios de las empresas aflojen su control sobre los intentos de control de efectivo. Si una organización debe usar las tarjetas de crédito de la compañía, solo unos pocos deben tener autorización para usar las tarjetas y se deben realizar revisiones diarias para asegurarse de que no se abusa de ellas.
Otros consejos de control de efectivo incluyen siempre obtener un recibo cuando se paga el dinero, así como dar recibos cuando se recibe el dinero. También es aconsejable depositar todos los excedentes de efectivo en una cuenta bancaria de la empresa diariamente. Uno de los mejores consejos a seguir es utilizar las transferencias bancarias electrónicas tanto como sea posible, especialmente al pagar facturas.