¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de activos informáticos?
Un activo informático es cualquier pieza de hardware o software que tenga valor. Por ejemplo, las computadoras, impresoras y servidores que forman parte de una red de oficina y que permiten que los miembros del equipo se comuniquen entre sí tienen valor porque ayudan a aumentar la productividad. Del mismo modo, una empresa que arrienda computadoras a los clientes tiene activos informáticos, ya que sus computadoras se utilizan para generar ganancias. Un sistema de seguimiento de activos informáticos permite a los administradores de inventario realizar un seguimiento del recuento y la ubicación de las computadoras y los componentes relacionados, evitando así pérdidas, reduciendo costos y posiblemente aumentando las ganancias. Algunos de los mejores consejos para el seguimiento de activos informáticos son decidir el mejor método de control de inventario para el tamaño y las necesidades de una operación e implementar el método de manera reflexiva.
Para elegir el mejor método de seguimiento de activos informáticos, un profesional de inventario primero debe considerar la cantidad de computadoras de las que es responsable. Si se desperdicia un tiempo excesivo contando manualmente las piezas de hardware y comprobando el rendimiento del software, se puede utilizar un método de seguimiento de código de barras o de identificación por radiofrecuencia (RFID). Los códigos de barras se escanean y la información relacionada con la pieza de hardware correspondiente, como el recuento y la fecha de recepción, aparece en un monitor de computadora. Un sistema de seguimiento RFID implica el uso de etiquetas electrónicas que pueden ser leídas desde más lejos por un lector que se comunica con las etiquetas a través de ondas de radio.
Los administradores de inventario que trabajan con una pequeña cantidad de computadoras pueden encontrar que un sistema de seguimiento de activos informáticos más simple podría ser más útil y asequible. Cuando solo es responsable de algunas piezas de hardware, un gerente puede asignar a cada pieza un número de identificación que se registra manualmente. Se pueden agregar anotaciones a los registros cuando los equipos se mueven a diferentes ubicaciones. Los sistemas de código de barras y RFID tienden a ser costosos, por lo que los gerentes con inventarios informáticos menores pueden encontrar que la gestión manual de inventario es más rentable.
La tecnología de la información (IT) y los gerentes de inventario de grandes corporaciones, por otro lado, pueden encontrar que sus activos informáticos son tan numerosos que necesitan externalizar las tareas de seguimiento de activos a un tercero. En estos casos, el costo del software que puede manejar enormes inventarios, así como el costo de la mano de obra de TI necesaria, puede ser mucho más que el de contratar a otro negocio. Los especialistas de TI en estos contextos pueden pasar más tiempo reparando, resolviendo problemas y optimizando las operaciones de la computadora en lugar de concentrarse en el inventario.
Independientemente de qué sistema de seguimiento de activos informáticos decida utilizar un administrador de inventario, la implementación puede ser un paso importante. Un buen consejo es darles a los trabajadores tiempo para planificar y prepararse antes de cambiar a un nuevo sistema. Para la implementación de sistemas computarizados, los empleados pueden necesitar tiempo para capacitarse en programas para sentirse cómodos con ellos.