¿Cuáles son los mejores consejos para la etiqueta de la llamada de conferencia?

Una llamada de conferencia puede ser un poco más difícil de ejecutar que una reunión típica en una sala de conferencias; no hay interacciones cara a cara, no hay señales visuales para leer, y no hay forma de saber quién está hablando aparte del reconocimiento de voz. Al participar en una llamada en conferencia, por lo tanto, es necesario ejercer la etiqueta adecuada de la llamada en conferencia, que involucra todo, desde donde uno se sienta al atender la llamada hasta cómo dirigirse a otros participantes en la llamada. Prestar mucha atención a la etiqueta adecuada de la llamada en conferencia puede ayudar a la persona que llama a evitar pasos en falso embarazosos y, en cambio, puede ayudar a organizar una reunión fluida y efectiva.

El organizador de la llamada debe comenzar la reunión a tiempo y con presentaciones por todos lados. La etiqueta de la llamada de conferencia dicta que cada persona en la llamada debe ser reconocida y presentada para que todos los participantes estén familiarizados entre sí y puedan escucharse. Puede ser útil enviar un correo electrónico o hacer circular una agenda de reunión a todos los participantes con los nombres de todos los participantes en la llamada. La reunión debe comenzar a tiempo. Una llamada de conferencia, en otras palabras, debe realizarse tan profesionalmente como una reunión cara a cara, y los organizadores deben estar tan bien preparados como en persona.

Cumplir con la etiqueta de la llamada de conferencia con respecto al ruido de fondo es quizás el aspecto más importante de la llamada en sí. Se debe evitar hablar por teléfono celular, ya que la recepción puede causar un problema de claridad y captar ruidos de fondo que distraigan. Cada persona que llama debe participar en la llamada desde una habitación tranquila con poca o ninguna distracción. Si atiende la llamada en casa, uno debe asegurarse de que no sea interrumpido por miembros de la familia, mascotas u otras interacciones y ruidos que lo distraigan. Tales ruidos pueden distraer a todos los participantes y evitar que la reunión avance. Evite también crear ruidos innecesarios, como tocar un lápiz, masticar comida o moverse en sillas ruidosas.

Como nadie en la llamada de conferencia se verá, la etiqueta de la llamada de conferencia dicta que cada hablante se identifique antes de hablar. Esto evita la confusión entre el grupo de personas que llaman y permite que cada participante tome notas precisas sobre lo que se dijo y por quién. Una voz aleatoria que habla sin identificación puede ser inquietante y confusa para otros oradores, e identificarse en una llamada de conferencia es similar a hacer contacto visual durante una reunión cara a cara.