¿Cuáles son los mejores consejos para crear informes de nómina?

Los informes de nómina son documentos oficiales de una compañía que enumeran información sobre el dinero pagado a cada empleado. Las empresas están legalmente obligadas a preparar estos informes, con información específica sobre cada uno. Los mejores consejos para crear informes de nómina incluyen revisar las leyes actuales de nómina, establecer un sistema para crear informes duplicados y realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento. Las empresas a menudo tienen dos tipos de documentos de nómina. Uno va al empleado como talón de pago y el otro se queda con los documentos internos de la compañía para fines de mantenimiento de registros.

Las leyes actuales de nómina dictan qué información presenta una empresa en sus talones de nómina e informes de nómina. Esto podría incluir información sobre impuestos de nómina, beneficios y embargos deducidos del cheque del empleado. Otra información puede incluir fechas del período de nómina o cantidades separadas de salario, salarios y horas extras. Nuevamente, esta información a menudo proviene de reglas u otras regulaciones de gobiernos nacionales, regionales o locales.

Un sistema es típicamente necesario para mantener los informes de nómina. Las empresas suelen preparar estos informes al menos una vez al mes, por lo que el uso de un sistema garantiza que los informes de información permanezcan constantes. Este sistema también garantiza que la empresa no omita ninguna información de un período al siguiente. El software de nómina es más frecuente en las empresas, dándoles opciones para crear y mantener un sistema. El uso del software de nómina también permite un sistema de informes centralizado en el que una ubicación puede procesar los informes de nómina completos de una empresa.

Por lo general, las auditorías son necesarias para garantizar que una empresa siga todas las reglas de nómina externas e internas. En la mayoría de los casos, una empresa puede usar dos tipos de auditoría en sus informes de nómina y sistema: interno y externo. Las auditorías internas utilizan a los propios empleados de una empresa para realizar una revisión del sistema de nómina. Esta auditoría es solo para fines de gestión. El segundo tipo de auditoría, externo, requiere el uso de una tercera compañía y es principalmente para partes interesadas fuera del negocio.

Seguir los mejores consejos para los informes de nómina generalmente es un proceso continuo. Las leyes y regulaciones cambiarán, lo que requiere que la compañía cambie su sistema para informes y auditorías. Por ejemplo, las empresas que cotizan en bolsa a menudo necesitarán someterse a numerosas auditorías cada año. Un sistema de nómina requiere informes y gestión activos, por lo que una empresa puede seleccionar personas específicas para vigilar este sistema. Estos empleados a menudo vendrán de los departamentos de nómina y contabilidad, en función de los niveles y procedimientos de personal de la compañía.