¿Cuáles son los mejores consejos para el seguimiento de activos móviles?

La mejor manera de rastrear los activos móviles es mediante el uso de controles adecuados de gestión de inventario y aplicaciones automatizadas de inventario de computadoras. Este proceso requiere la auditoría y documentación de los activos, que incluye marcar cada pieza del equipo con etiquetas de identificación. Estas etiquetas usan un número único para cada activo. El número debe ingresarse en una aplicación móvil de seguimiento de activos, donde se puede registrar y rastrear para futuras auditorías.

Uno de los consejos más importantes para el seguimiento de activos móviles es el etiquetado y marcado adecuados del inventario de activos. Esto ayuda a garantizar que el inventario recién comprado se asigne a los empleados de la empresa. Cuando se compra un nuevo dispositivo, debe etiquetarse inmediatamente con un número de identificación. Cuando el dispositivo se asigna a un individuo, la fecha y el nombre de la persona asignada deben rastrearse con el número de identificación en un sistema de seguimiento de activos.

Un sistema móvil de rastreo de activos debe usar etiquetas especiales de identificación por radiofrecuencia (RFID) para rastrear el equipo. Esta es una etiqueta de código de barras electrónica que permite a las computadoras leer el número de identificación con escáneres electrónicos. La tecnología RFID se utiliza en la mayoría de las tiendas minoristas para leer y cargar mercancías en los registros de pago.

También es importante garantizar que se sigan los procedimientos de inventario adecuados para el equipo recién comprado. Cada vez que se compra un nuevo activo, debe rastrearse y almacenarse en un área segura administrada por un custodio de equipos. Estos productos deben etiquetarse de inmediato con un número de identificación y almacenarse en una sala segura de almacenamiento de equipos.

Es importante tener una ubicación coherente para las etiquetas de identificación en todos los activos móviles. Normalmente, el mejor lugar para colocar una etiqueta de identificación en dispositivos móviles es en el compartimento de la batería. Esto garantiza que la etiqueta se encuentre en un área discreta y que sea difícil de quitar. El uso de una ubicación coherente facilita a los futuros auditores encontrar y registrar el número de identificación de cada activo.

El seguimiento efectivo de los activos móviles requiere una auditoría anual de los equipos. Esta es una oportunidad para verificar que los activos estén asignados a la persona correcta en el sistema de seguimiento y garantizar que todo el equipo esté operativo. La mayoría de las compañías programan auditorías de inventario durante la temporada de preparación de impuestos para garantizar que el proceso ocurra una vez al año.

Cuando los activos móviles se vuelven defectuosos o se rompen, normalmente se reemplazan con nuevos equipos. Durante este proceso de intercambio, el activo debe marcarse como dispuesto en el sistema de seguimiento de activos móviles. Esto asegura que el sistema de inventario se mantenga y sea preciso para las auditorías anuales.