¿Cuáles son los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo?

El flujo de trabajo describe los pasos de un proceso. En la mayoría de los casos, el término se usa para describir un modelo de trabajo. Por ejemplo, un gerente de una compañía de seguros que espera mejorar la eficiencia podría analizar el flujo de trabajo, que incluye los departamentos a través de los cuales pasa un reclamo, la velocidad a la que pasa un reclamo y la fluidez de la comunicación entre varios departamentos. Cuando un gerente practica la implementación del flujo de trabajo, está introduciendo un nuevo procedimiento en las operaciones diarias de una organización. Los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo normalmente incluyen un plan o modelo que aborda las deficiencias pasadas, la inclusión de nuevas tecnologías y la capacitación de los empleados.

Para asegurarse de que valga la pena la implementación de un nuevo flujo de trabajo, un gerente primero debe saber cómo un sistema anterior tenía fallas. En la mayoría de los casos, el flujo de trabajo no es efectivo cuando genera desperdicio y un mayor costo. El tiempo perdido entre las etapas de un proceso, la comunicación poco clara entre los departamentos y los conjuntos de datos que se contradicen entre sí pueden ser síntomas de un modelo de flujo de trabajo que no funciona correctamente. Estos problemas ralentizan la producción, dan como resultado un mal uso de mano de obra y tecnología que no se utiliza para un efecto óptimo.

Un gerente que practica la implementación del flujo de trabajo debe enumerar los problemas existentes y ubicar en qué parte del sistema están ocurriendo estos problemas. En algunos casos, la creación de nuevos protocolos puede reducir los errores numéricos y las instancias de información inexacta. La eficiencia de los procesos a menudo puede mejorar con la introducción de nuevas tecnologías.

Un buen consejo para los gerentes que se ocupan de procesos complejos es introducir un software que permita un flujo de trabajo automatizado. Este método de implementación del flujo de trabajo requiere que un gerente cree un modelo de proceso que luego pueda ingresar en un programa de computadora. La mayoría del software permite a los usuarios acceder a documentos de plantilla y les permite personalizar las interfaces para satisfacer las necesidades de una organización. El flujo de trabajo automatizado es especialmente útil en contextos en los que los documentos pasan por etapas similares día tras día, lo que permite un flujo de trabajo ordenado y eficiente.

Con la implementación del flujo de trabajo surge la necesidad de capacitar a los empleados. Muchos gerentes encuentran que la mayoría de los trabajadores aceptan nuevos modelos de flujo de trabajo si se les hace comprender cómo un nuevo modelo puede ser más eficiente que un proceso antiguo. Algunos trabajadores pueden ser resistentes al principio, aunque las técnicas básicas de liderazgo y motivación empresarial a menudo pueden ser efectivas para ayudarlos a adoptar nuevas prácticas.

Los gerentes que implementan nuevos modelos de flujo de trabajo deben hacerlo lentamente, permitiendo a los trabajadores mucho tiempo para aprender nuevas tecnologías. La competencia de los empleados en el uso de nuevas tecnologías debe evaluarse antes de completar la implementación. Del mismo modo, los nuevos modelos de flujo de trabajo a menudo deben ajustarse a modo de prueba y error. Esto significa que un gerente puede beneficiarse al poner a prueba un proceso en áreas más pequeñas y luego expandir gradualmente la implementación.