¿Cuáles son los mejores consejos para la programación del flujo de trabajo?

La programación fluida del flujo de trabajo puede aumentar la rentabilidad de una empresa y generar un lugar de trabajo más eficiente. El primer consejo para lograr una programación óptima del flujo de trabajo es definir con precisión los procesos implicados en el flujo de trabajo. A veces, estos procesos ya están en funcionamiento en el esquema actual de producción. En otros casos, un proceso debe definirse por primera vez. Definir un proceso implica diseccionar y enumerar cada acción que se realiza por medios mecanizados y por personal. Solo a través de la comprensión de la interacción de las acciones involucradas se pueden lograr mejoras en la eficiencia del proceso.

En el sentido técnico de la palabra, un proceso es una secuencia de tareas vinculadas cronológicamente y emprendidas colectivamente para agregar valor a través del procesamiento de un recurso en una salida. Esa salida puede usarse posteriormente en otro proceso y así sucesivamente, ya que cada paso agrega valor al resultado final. Un ejemplo de una tarea de flujo de trabajo podría ser un empleado revisando una orden de compra. Un proceso consistiría, por ejemplo, en todas las tareas involucradas en la compra de un artículo. Si cada proceso se define correctamente, toda la interacción de producción con máquinas y personas logrará un mayor nivel de productividad.

Hasta cierto punto, los mejores consejos para la programación del flujo de trabajo dependen del tipo de flujo de trabajo programado. En muchos casos, un consejo importante es invertir en tecnología de gestión de documentos, que puede eliminar o reducir la cantidad de veces que el personal debe manejar un trozo de papel. Al mismo tiempo, también se obtienen eficiencias para evitar el tiempo dedicado a buscar documentos extraviados. Escanear la documentación para ingresarla a una computadora no necesariamente aumenta la eficiencia del flujo de trabajo, particularmente si esos procesos electrónicos duplican las mismas ineficiencias que surgieron en el manejo de copias en papel.

Otro consejo es planificar con cuidado al instalar un nuevo sistema de software de gestión de proyectos. Permita un amplio tiempo de capacitación para el personal. Cerrar una operación completa durante una semana para capacitar al personal en una nueva serie de procesos puede parecer extremo. Sin embargo, si resulta en empleados debidamente capacitados que se sientan cómodos con el nuevo sistema de programación de flujo de trabajo, entonces puede ser una inversión inteligente amortizada con el tiempo.

Un consejo general que se aplica a muchos elementos del negocio, no solo a la programación del flujo de trabajo, es invertir en una cultura corporativa que permita a los trabajadores verse a sí mismos como partes esenciales del proceso del flujo de trabajo. La importancia de la comunicación en la programación del flujo de trabajo es crítica para evitar la degradación de un proceso, ya que la cultura humana tiene un tremendo impacto en la eficacia de la programación del flujo de trabajo en el mundo real. Lo que parece óptimo en un esquema puede evolucionar y cambiar de manera inesperada, debido al factor humano en el lugar de trabajo.