¿Cuáles son los diferentes métodos para organizar el papeleo?
Existen varios métodos para organizar el papeleo, según el tipo de información que se intenta administrar. Por ejemplo, algunas personas pueden necesitar ayuda para lidiar con el correo y los documentos misceláneos que llegan a sus hogares cada día. Otros tienen una oficina en casa desorganizada, con una mezcla confusa de papeleo vital y desorden innecesario. Aún otras personas pueden tener sus papeles organizados de manera ordenada, pero simplemente carecen del espacio de almacenamiento para mantenerlos fuera del camino. Existen soluciones prácticas para cada uno de estos tipos de problemas. Muchas personas encuentran que la mejor opción es una combinación de clasificación, purga, archivo y almacenamiento.
Los expertos en organización a menudo tienen ciertas reglas para organizar el papeleo o la manipulación del papel . Por ejemplo, algunos profesionales recomiendan tratar de tocar un trozo de papel las menos veces posible al tratarlo. Muchas personas sugieren abrir el correo diario de inmediato y luego decidir si lo descartan o lo archivan, en lugar de colocarlo en una pila variada para tratarlo más adelante. Las facturas a pagar pueden organizarse según la fecha de vencimiento, y puede ser útil utilizar un calendario de pagos o un sistema de recordatorio para ayudar a evitar pagos atrasados.
Organizar el papeleo a diario, con la ayuda de algunas herramientas, puede ayudar a alguien a evitar que se acumule el desorden. Los artículos que pueden ser útiles para manejar papeles incluyen cestas o bandejas para el correo entrante, así como contenedores de basura y reciclaje para descartar documentos no deseados. Las pequeñas carpetas u organizadores también pueden ser útiles para las cosas que las personas llevan con ellos regularmente. Por ejemplo, las personas que usan cupones cuando compran podrían beneficiarse de un organizador portátil tipo acordeón.
Al intentar la organización de la oficina en casa, muchas personas prefieren organizar el papeleo utilizando carpetas y archivadores, o cajas con etiquetas. Después de eliminar elementos innecesarios, el papeleo que queda en la oficina se puede clasificar y archivar de acuerdo con categorías específicas. Ejemplos comunes de estos incluyen información personal, registros médicos e información financiera. Los recipientes de cartón o plástico resistentes pueden ser útiles para el almacenamiento a largo plazo de documentos que no necesitan ser revisados regularmente.
Una pista adicional para organizar el papeleo es reducir la cantidad real de papel en la casa. Muchos documentos pueden escanearse y almacenarse en una computadora o disco duro externo. También se pueden crear archivos de computadora para presupuestos y otros registros domésticos, eliminando así el exceso de papel. Si es necesario, se pueden imprimir copias impresas de los documentos cuando sea necesario. A menudo se recomienda una caja fuerte personal o una caja de seguridad para almacenar documentos irremplazables u oficiales.