¿Cuáles son los diferentes tipos de formularios de pedido de compra?
Las órdenes de compra cumplen la función de autorizar la compra de bienes o servicios de diferentes proveedores. Se utilizan varios formularios de pedido de compra para diferentes tamaños y tipos de compras. Estos formularios incluyen solicitudes o solicitudes de compra, órdenes de compra regulares, órdenes de compra permanentes, órdenes de compra generales, contratos de servicios y órdenes de cambio.
En un proceso de orden de compra regular, si una unidad de negocio necesita realizar una compra, prepara una solicitud o solicitud de orden de compra que detalla los artículos deseados, la cantidad, el costo unitario, cuándo se requieren los artículos y el proveedor preferido, si lo hay. La unidad de negocios presenta la solicitud a un gerente que está autorizado para aprobar la compra o al departamento de compras para su aprobación. Si la orden de compra es para una compra importante o una gran cantidad de dinero, puede requerir más de un nivel de aprobación antes de que se finalice.
El departamento de compras revisa la solicitud y selecciona el mejor proveedor para el material o los servicios. Después de que se aprueba la solicitud, se emite una orden de compra y se le asigna un número, y ese número se hace referencia en toda la correspondencia relacionada con esa orden, a través de la entrega y el pago. Los formularios de pedido de compra pueden ser electrónicos o impresos. La apariencia del formulario de pedido de compra no es importante; Es la información que establece el acuerdo entre el vendedor y el comprador.
Los formularios de pedido de compra permanentes se utilizan cuando una empresa necesita una entrega regular de una cantidad idéntica de material, como un envío mensual. Una orden de compra permanente aprueba el intervalo de entrega y el precio del producto, y especifica el período de tiempo que la orden permanente permanecerá vigente. Una orden de compra permanente también se puede utilizar para arrendamientos de equipos o mantenimiento que continuarán durante un período determinado.
Los formularios de pedido de compra general se utilizan para cubrir la compra de rutina de pequeñas cantidades de artículos de bajo valor. Por ejemplo, una oficina puede tener una orden de compra general para la compra de suministros de papel, tinta y tóner para las funciones de copia e impresión. Un pedido general generalmente restringe los tipos de artículos que se pueden comprar y establece un límite de pedido individual y un límite de valor total, así como una fecha de vencimiento.
Los formularios de orden de compra contractual generalmente se utilizan para cubrir el trabajo requerido para completar un proyecto. Especifican exactamente qué trabajo se realizará y en qué horario. Una orden de compra contractual podría prever pagos intermedios a medida que el proyecto alcanza ciertos hitos. Si, durante el transcurso del proyecto, se hace necesario modificar los requisitos, podría emitirse una orden de cambio. La orden de cambio detalla con precisión qué especificaciones se han modificado y se incorpora en la orden de compra original.
Los requisitos de la compañía pueden requerir una oferta por cualquier compra que costará más de una cierta cantidad de dinero o que involucre un tipo particular de bienes o servicios. En este caso, el departamento de compras solicitará ofertas. Una vez que se hayan recibido y revisado las ofertas, el departamento de compras otorgará la orden de compra al postor exitoso.