¿Cuáles son los pasos para la reconciliación de pagos?

Una empresa que se ocupa de las ventas al público en general, especialmente aquellas que están exclusivamente en línea, puede beneficiarse de la conciliación de pagos. Los pasos para la conciliación de pagos pueden variar según el tipo de negocio y los tipos de pagos o saldos adeudados. Una empresa que busca pagos de los consumidores puede emplear tácticas que son ligeramente diferentes de los pagos de empresa a empresa. Dichos pasos pueden incluir hacer coincidir los datos de la factura con los ingresos para encontrar discrepancias, contactar a quienes adeudan el pago o incluso conciliar errores con instituciones financieras.

Muchas compañías concilian manualmente todos los pagos que provienen de clientes u otras fuentes. Esto a veces puede resultar en pagos o datos que faltan, pero aún así es preferido por aquellos que no desean invertir en software de reconciliación. Los pasos de conciliación de pagos electrónicos están diseñados para que el sistema pueda recopilar y comparar automáticamente todos los informes relevantes y enviar los resultados a la unidad de gestión adecuada.

Una vez que se recopilan los datos, los siguientes pasos de conciliación de pagos implican que el software de la computadora o el personal clasifiquen y asignen todos los datos. Esto puede hacerse por producto o línea de negocio o cualquier otro criterio determinado por los dueños de negocios para que los datos relevantes se mantengan juntos. Luego, cada pieza o colección de datos se puede asignar al empleado relevante que se ocupa de esos datos. Los siguientes pasos generalmente incluyen transferir, ya sea con el software o manualmente, todos estos datos a una hoja de cálculo u otro sistema similar, por lo que es fácil revisar todos los depósitos y devoluciones de cargo.

El procesamiento de tarjetas de crédito también puede ser un paso en el proceso de conciliación de pagos de algunas empresas. Esto incluye transacciones y los nombres, números de teléfono y direcciones de los clientes. Es importante para la mayoría de las empresas tener un software o alojamiento de terceros que pueda manejar esto para procesar correctamente los pagos y capturar la información de la tarjeta de crédito. Luego, el sistema puede decidir para la empresa si debería cancelar los pagos no recibidos o volver a presentarlos.

Los últimos pasos necesitarán cierta interacción humana únicamente para evaluar la información que ha producido el programa de conciliación de pagos. En la mayoría de los casos, generalmente no se requiere que el personal investigue nada y solo debe actuar de acuerdo con la información que se ha proporcionado. Estas acciones pueden incluir contactar a beneficiarios o presentar datos para revisiones trimestrales. Si los pagos no se pueden conciliar, se consideran pendientes y, en la mayoría de las empresas, se vuelven de alta prioridad y pueden afectar seriamente las relaciones comerciales y con los clientes. Es importante que las empresas concilien todos los pagos posibles, pero la mayoría tiene un margen para las deudas impagas incluidas en sus presupuestos.