¿Cuáles son los pasos para la reconciliación de caja chica?

El dinero en efectivo es una pequeña cantidad de dinero que una compañía mantendrá disponible para gastos inmateriales. La conciliación de caja chica es el proceso de mirar los recibos de gastos de caja chica y hacer coincidir el total con el monto original en efectivo. Los pasos a menudo incluyen revisar las solicitudes individuales de caja chica, analizar los recibos por el dinero gastado, equilibrar el efectivo, publicar las entradas del diario y reponer el dinero. El departamento de contabilidad generalmente maneja estos deberes, aunque las pequeñas empresas pueden depender de los propietarios o una secretaria.

La mayoría de las compañías requieren que los empleados llenen un pequeño documento o soliciten dinero en efectivo. Esto puede necesitar autorización administrativa para que la empresa evite dar dinero para fines no comerciales. Esto también ayuda a los contadores a rastrear quién tiene fondos de caja chica y hacer un seguimiento con estas personas para garantizar que el empleado no robe el dinero. La solicitud de caja chica también regresará al contador junto con el dinero sobrante y el recibo de compra para la conciliación de caja chica.

Los contadores deben analizar cuidadosamente los recibos al pasar por la conciliación de caja chica. Esto permite a los contadores descubrir si el dinero se gastó incorrectamente o si la empresa no necesitaba los bienes comprados. El proceso básico para conciliar recibos individuales es hacer coincidir la solicitud inicial de fondos con el efectivo y el recibo sobrantes. Una vez completado, el contador conciliará todos los fondos de caja chica.

La conciliación de caja chica implica tomar el saldo inicial de la caja chica y restar los gastos totales en función de los recibos devueltos. El contador puede sumar el efectivo actualmente en el cuadro y compararlo con la cifra calculada. Si las cifras coinciden, la conciliación de caja chica está completa. Las diferencias pueden requerir que el contador encuentre el error y descubra si el efectivo es mayor o menor que la cifra calculada. Es posible que las empresas no vean estas diferencias como materiales, lo que resulta en una reconciliación incompleta.

Una vez que se completa el proceso de comparación de recibos, el contador creará una entrada de diario para contabilizar los gastos en el libro de contabilidad. Las grandes organizaciones pueden contabilizar el monto en una cuenta de gastos varios. Las pequeñas empresas pueden desear separar estos gastos para que no tengan grandes cuentas de gastos varios. Una vez publicado, el contador presentará una solicitud para reponer los fondos de caja chica. Esto generalmente implica enviar una solicitud de cheque al departamento de cuentas por pagar, solicitar autorización del propietario o gerente y cobrar el cheque en el banco de la compañía. Los fondos luego irán a la caja de efectivo para uso futuro.