¿Qué necesito saber sobre la etiqueta de correo electrónico comercial?
Dado que ahora se realizan muchos negocios por correo electrónico, es muy valioso comprender la etiqueta del correo electrónico comercial. Algunas pautas a tener en cuenta son conocer la audiencia, mantener la comunicación breve y directa, y mantener el correo electrónico comercial similar al correo comercial regular. Dentro de estas pautas para la etiqueta de correo electrónico comercial hay varias excepciones.
Si uno está respondiendo a una consulta de trabajo, o una publicación comercial, asegúrese de determinar cuando sea posible si puede enviar archivos adjuntos. Un correo electrónico comercial en respuesta a un anuncio para un trabajo debería ser esencialmente una carta de presentación. La mayoría de los anuncios indicarán si adjuntar un currículum o cortar y pegar el currículum. Algunas compañías no abrirán archivos adjuntos y eliminarán el correo electrónico con archivos adjuntos.
Además, cuando un archivo adjunto es aceptable, asegúrese de que no sea de gran longitud. Enviar cualquier cosa por encima de 150k se considera una gran violación de la etiqueta del correo electrónico comercial en la mayoría de los casos. Sin embargo, un proyecto en el que dos personas están trabajando juntas puede ocasionalmente requerir gráficos o archivos de proyecto que ocupan más espacio. Simplemente determine si el socio comercial desea que se envíen por correo electrónico. Él o ella puede preferir una copia de disco de correo postal para reducir el tiempo que tarda un correo electrónico en cargar.
La etiqueta de correo electrónico comercial sugiere usar formalidad para dirigirse a las personas. En general, diríjase a las personas como lo haría si estuviera conversando con la persona. Si generalmente se dirige a alguien como el Sr. Brown, no comience una carta con el nombre de pila del Sr. Brown. Si generalmente se llama al Sr. Brown por su primer nombre, la etiqueta de correo electrónico comercial permite la dirección menos formal.
Cuando uno no está familiarizado con el estado civil de una mujer, la etiqueta del correo electrónico comercial sugiere el término Sra. Una excepción a esto es el correo electrónico a los médicos. En este caso use el título formal del Dr.
Asegúrese de incluir una línea de asunto específica con respecto al contenido del correo electrónico. Esto podría ser "Responder a la publicación de empleo # 1351 en la lista de Craig" o "Reunámonos esta semana para discutir nuestras opciones". Asegúrese de que el tema refleje el material que uno tiene la intención de presentar.
El correo electrónico comercial no necesita signos de puntuación creativos, caras sonrientes u otros adornos que puedan ocurrir en el correo informal entre amigos. También debe estar libre de abreviaturas de chat. Dos socios comerciales cercanos pueden incluirlos en sus correos electrónicos, pero generalmente formal es mejor.
Para reducir el espacio, no cite todo el material enviado por otra persona. Cortar, pegar y citar solo fragmentos cortos de material cuando sea relevante. Si el material no es relevante, elimine el material citado antes de responder a un mensaje. Además, mantenga su propio material breve y al grano.
La etiqueta de correo electrónico comercial requiere además que uno se comunique utilizando una buena gramática, oraciones bien construidas y palabras correctamente escritas. Si uno no es fuerte en estas áreas, las comunicaciones pueden parecer bastante tontas y hacer que parezca menos inteligente. Asegúrese de deletrear y revisar el material de gramática, y luego léalo nuevamente, en voz alta, para verificar que tenga sentido. Si la gramática sigue siendo un problema, considere un curso de escritura comercial para ayudar a mejorar la comunicación escrita.
Por último, no agregue socios comerciales a la lista de chistes. Esta es una clara violación de la etiqueta del correo electrónico comercial. Si uno trabaja con alguien a quien le gustan los chistes, solicite su correo electrónico privado para agregarlo a la lista. Además, nunca reenvíe el correo en cadena a un socio comercial. Si recibe una advertencia de virus, revise los sitios de Internet falsos antes de enviarlo a los socios comerciales. La mayoría de las advertencias de virus enviadas por correo electrónico son engaños y causan alarmas innecesarias, o ocupan espacio en lo que debería ser un buzón orientado a los negocios.