¿Qué sucede en una oficina médica?

Algunas de las tareas más comunes que se realizan en una oficina médica son similares a las que se realizan en otros tipos de oficinas. Dichos deberes incluyen abrir y cerrar la oficina todos los días, contestar teléfonos y organizar y mantener un sistema de archivo. Dado que la oficina principal y la sala de espera de un negocio a menudo están juntas, es fácil para el personal administrativo médico manejar los tipos de tareas diarias de la oficina como el registro de pacientes, el cobro de facturas y la programación de citas. A menudo, la oficina médica se ocupa de otros visitantes, como el personal de entrega y los representantes farmacéuticos. A veces, los recepcionistas dentro de una oficina médica también ayudan a los pacientes a navegar desde la sala de espera a la sala de examen una vez que es hora de su cita.

El personal administrativo médico, o recepcionistas, abrirá y cerrará la recepción cada día. En general, estas tareas incluyen abrir la oficina al comienzo del día y comenzar todos los sistemas necesarios para el funcionamiento adecuado de la oficina. Estos pueden incluir encender los teléfonos y encender las computadoras y arrancar los sistemas informáticos de la oficina. Los recepcionistas también pueden ser obligados a clasificar por correo, obtener firmas del personal apropiado, administrar la caja registradora e incluso hacer depósitos bancarios. Por lo general, los recepcionistas están a cargo de encerrar la oficina al final del día.

A lo largo del día, los recepcionistas de la oficina médica ayudan a los pacientes a registrarse, así como a tomar sus pagos y programar las próximas citas antes de irse. También reciben llamadas telefónicas, programan y reprograman citas según sea necesario, y verifican la información del seguro de salud de cada paciente. A veces, una recepcionista puede necesitar trabajar con la compañía de seguros de salud del paciente para determinar qué servicios están cubiertos y cuáles no.

La mayoría de las oficinas de atención médica albergan un cierto grado de archivos en papel y electrónicos, y generalmente el personal de la oficina de atención al frente se encarga de organizar dichos archivos y recuperarlos cuando sea necesario. Esta documentación puede incluir todo, desde formularios para pacientes hasta recibos de compra. En general, el personal médico de la oficina principal se encarga de configurar los nuevos archivos de los pacientes, así como de actualizar los archivos actuales de los pacientes e incluso de cerrar los archivos de los pacientes anteriores. A veces, los recepcionistas necesitan enviar por fax, correo o enviar archivos de pacientes a otro consultorio médico. Muchas oficinas de atención médica manejan operaciones de facturación, pero si la oficina es demasiado pequeña o carece del equipo necesario, la instalación podría tener otra oficina separada para asuntos de facturación.

Aunque la mayor parte de lo que sucede en un consultorio médico está directamente relacionado con los pacientes, una buena parte está dedicada a otros visitantes. En general, los recepcionistas de la oficina principal se encargan de manejar las entregas, ya sean entregas de oficina o suministros médicos. El personal administrativo médico a menudo también trata con representantes farmacéuticos, aunque estas personas eventualmente hablan con médicos y otro personal médico antes de que se completen los negocios.

Dependiendo del sistema del consultorio médico, el personal que trabaja en el consultorio médico podría ayudar a los pacientes a pasar de la sala de espera a la sala de examen. A veces, las enfermeras son responsables de llamar a los pacientes desde la sala de espera. Sin embargo, si una oficina está particularmente ocupada o no tiene suficientes enfermeras a mano, la recepcionista puede alertar a un paciente de que su cita está lista para comenzar y dirigirlo a dónde ir.