¿Qué es una transacción comercial?

Una transacción comercial es un intercambio de objetos de valor que afecta la posición financiera de una empresa, como el intercambio de dinero por bienes o servicios. Es la actividad básica que define el estado de estar en el negocio. La contabilidad es el proceso de hacer un registro de todas las transacciones comerciales a lo largo del tiempo, ubicadas en categorías a efectos fiscales.

Cada instancia de un intercambio de bienes o servicios por una valiosa consideración, como el dinero, es una transacción comercial separada que es importante registrar en su totalidad. El registro de transacciones se compone de documentos que respaldan el intercambio y la contabilidad que ubica el intercambio en categorías que un contador puede resumir posteriormente para la presentación de informes financieros. Este proceso sirve como base para muchas de las obligaciones legales de la empresa, particularmente en lo que respecta a los impuestos.

La mayoría de las jurisdicciones que gravan las ventas o los ingresos comerciales les exigen por ley que realicen un seguimiento de todas las transacciones comerciales. Aunque la forma en que una empresa lleva a cabo sus asuntos y gestiona su contabilidad es su propia decisión, las autoridades fiscales generalmente requieren que una empresa mantenga registros de transacciones que sean contemporáneos con las ventas. Esto significa que es poco probable que sea suficiente recrear un registro de ventas al final del año si las autoridades lo auditan. La creación póstuma de registros de transacciones comerciales puede ser ilegal cuando está vinculada a un intento de defraudar al gobierno.

Los gobiernos nacionales y locales pueden evaluar los impuestos sobre las ventas y los ingresos que dependen totalmente de la empresa, informando correctamente todos los ingresos y corroborando la información con su registro de transacciones comerciales. Realizar un seguimiento de las transacciones generalmente implica proporcionar un registro de las órdenes de compra o facturas generadas y recibidas y cualquier recibo de venta emitido. En un entorno minorista, es probable que un cliente haga un pedido en persona y reciba un recibo de papel como recibo de la compra. La tienda también generará una copia del recibo que se guarda en su sistema.

El impuesto a las ventas, en particular, es tan importante para los gobiernos que evalúan este tipo de impuesto que prestan especial atención a las empresas que realizan transacciones comerciales principalmente en efectivo. Una transacción comercial puede incluir el pago en efectivo, cheque o un método electrónico, como por ejemplo con tarjeta de crédito o débito o a través de un facilitador externo a través de Internet. Los pagos en efectivo son el único tipo de pago que no deja un rastro de papel automático. En consecuencia, las empresas con mucho efectivo son vehículos populares para evadir impuestos y lavar dinero.