¿Qué es un coordinador de cambio?
La función principal del coordinador de cambios es coordinar el flujo de documentos que rodean cualquier cambio en un proyecto en curso o un sistema grande. Para tener éxito en este papel, debe estar orientado a los detalles, disfrutar trabajando con proyectos complejos y tener excelentes habilidades para realizar múltiples tareas. La gestión del cambio es el proceso de controlar y gestionar el cambio, y esta posición es crítica en este proceso.
No existe un programa de capacitación específico para convertirse en coordinador de cambio. En cambio, la gran mayoría de los empleadores requieren que el coordinador de cambios haya completado la educación formal postsecundaria en un campo relacionado. Esto puede incluir contabilidad, negocios, administración o sistemas de información informática. Estos programas se pueden completar a nivel universitario o comunitario y generalmente requieren de tres a cuatro años de estudio a tiempo completo.
Las tres tareas principales para un coordinador de cambios son la implementación de un proceso de gestión de cambios, el diseño del proceso comercial para respaldarlo y garantizar el cumplimiento. Los detalles del proceso variarán, pero siempre habrá la persona que solicita el cambio, el gerente del proyecto responsable de revisar la solicitud y la notificación al equipo del estado de la solicitud. La mayoría de las empresas diseñan un formulario de múltiples partes o un flujo de trabajo electrónico para administrar este proceso.
Hay dos aspectos para la gestión del cambio que deben estar en su lugar para que funcione correctamente: la documentación de la solicitud y la aprobación correspondiente. La documentación de la solicitud debe incluir el elemento real que se va a cambiar, el negocio racional para la solicitud y los beneficios y riesgos esperados inherentes a la solicitud. Todo cambio debe tener un beneficio claro, ya sea mejorando un proceso o solucionando un problema.
El proceso de aprobación es esencial en la gestión del cambio, y es responsabilidad del coordinador del cambio asegurarse de que todas las solicitudes sean aprobadas por la persona adecuada. Al requerir la aprobación del personal superior, todas las solicitudes deben explicarse a un miembro del equipo de gestión, que puede tener una perspectiva diferente y ver riesgos o beneficios adicionales. Además, este proceso reduce el riesgo de que el personal solicite un cambio que reduzca los controles internos.
Asegurar el cumplimiento es una parte importante de la función del coordinador de cambios. Él o ella es responsable de emitir números de seguimiento de los cambios y revisar los planes del proyecto para asegurarse de que todas las solicitudes de cambio tengan un número asignado. Además, es importante validar que el aprobador es responsable del área que se verá afectada por la solicitud de cambio. Por ejemplo, el gerente de planta no debe poder aprobar una solicitud de cambio con respecto al sistema financiero central, ya que él o ella no es responsable de esa área.