¿Qué es un plan de cuentas?

Los cuadros de cuentas son esencialmente una lista de las diversas categorías de ingresos y gastos asociados con las finanzas de una organización. Si bien la configuración exacta de las líneas de pedido en un plan de cuentas puede variar ligeramente de una entidad a otra, hay algunas categorías básicas que se encuentran en casi todos los libros contables. Las categorías adicionales pueden reflejar la naturaleza del negocio realizado por la organización, como los fondos de caridad reservados para fines específicos o los activos que se reservan para un proyecto de expansión asociado con la empresa.

El grupo central de categorías que se encuentran en un plan de cuentas no son diferentes a las que se encuentran en casi todos los presupuestos familiares. Esto incluiría partidas tales como saldos y pagos de alquileres o hipotecas, servicios básicos y cualquier deuda continua que se paga cada mes, como saldos de tarjetas de crédito. El orden exacto de estas categorías puede definirse aún más mediante el establecimiento de una serie de líneas de pedido, o siguiendo un enfoque de libro mayor e incluir algunos artículos en categorías amplias. Como ejemplo, puede ser útil estructurar el plan de cuentas para que las líneas de servicios de electricidad, agua y teléfono se agrupen en la categoría de Servicios públicos, en lugar de aparecer como categorías independientes.

Junto con las categorías básicas incluidas en un plan de cuentas, a menudo hay designaciones que son exclusivas de la entidad específica. Las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar líneas de pedido que permitan registrar las cuotas de membresía, los ingresos generados por la actividad de recaudación de fondos o las colecciones que se aplicarán a un fondo de proyecto específico. Con las empresas, el plan de cuentas siempre incluirá cuentas por cobrar y por pagar como parte de la estructura. A menudo también hay categorías que permiten el seguimiento ordenado de fondos discrecionales asignados a un departamento específico o para uso general de una ubicación de la empresa.

Muchas organizaciones eligen usar un sistema de cuentas que requiere la creación de una designación alfabética y numérica para cada categoría reflejada en el plan de cuentas. Si hay subcategorías que residen en las categorías principales, esto generalmente se tiene en cuenta al configurar la secuencia de numeración utilizada en los libros de contabilidad. Estas mismas designaciones también aparecerán como partidas en el balance y en el estado de resultados de la organización. Al seguir este proceso, es muy fácil cruzar las transacciones de referencia y garantizar que los registros financieros se mantengan adecuadamente equilibrados.