¿Qué es una copia conformada?
Las copias conformadas son copias exactas de un documento que se prepara cuando no es posible simplemente duplicar una copia del documento original. Esencialmente, esto hace que la copia conformada sea una recreación del original. Para ser este tipo de copia, el documento debe incluir todos los elementos del original, sin cambios en la redacción o estructura, sin importar cuán pequeños o insignificantes puedan parecer los cambios.
Una copia conformada se puede usar en varias instancias. Los sistemas judiciales permiten el uso de dichos documentos, y a menudo los usan para fines de archivo. Cuando este es el caso, la copia se escribe y construye exactamente como el original. Además, cualquier nota escrita a mano en los márgenes también se incluirá en el documento. Un secretario de la corte comparará la copia con el original para asegurarse de que todos los aspectos de los dos documentos sean iguales, incluidas las fechas. Si la firma de un juez aparece en el original, el juez también puede firmar la copia conformada o el nombre del juez puede escribirse y fecharse en los campos correspondientes. Una vez que se completa la comparación y el secretario determina que los documentos son espejos entre sí, la copia se estampa y se le asigna una fecha de presentación.
Las empresas también hacen uso de este formato. Este suele ser el caso cuando varios departamentos necesitan acceso a contratos y otros documentos importantes. Los documentos originales firmados generalmente se mantienen en un lugar seguro, mientras que una copia conformada o copias están disponibles para uso general entre los diferentes departamentos dentro de la organización. Este enfoque garantiza que siempre haya una copia del documento original firmado, pero permite un acceso generalizado a los términos y condiciones de un documento determinado a aquellos que necesitan esta información para ayudar a los clientes o realizar sus tareas relacionadas con el trabajo.
La misma persona que sirvió como firmante en el documento original puede firmar una copia conformada. Si esto no es posible o práctico, el nombre del individuo puede ingresarse en el campo de firma. De la misma manera, es posible certificar o notarizar una copia conformada. Sin embargo, esta acción generalmente se considera innecesaria.