¿Qué es una orden de compra corporativa?

Una orden de compra corporativa (PO) es un documento que una corporación envía a un proveedor de productos o servicios. Establece exactamente qué se está comprando ya qué precio. Después de que el vendedor recibe y acepta la orden de compra, actúa como un contrato entre la corporación y el vendedor. Las órdenes de compra corporativas dejan en claro entre ambas partes lo que se espera y cuánto costará.

Los pedidos de compra van más allá de los métodos para realizar pedidos. En la mayoría de las corporaciones, la orden de compra es el primer paso en un proceso contable. La emisión de una orden de compra generalmente la realiza el departamento de contabilidad y creará el registro de cuentas por pagar. También crea un dispositivo de seguimiento para pedidos pendientes. En las corporaciones que realizan cientos o miles de compras mensuales, esto se convierte en un mecanismo de seguimiento indispensable.

Desde la perspectiva del proveedor, una orden de compra corporativa proporciona claridad y un mecanismo contable. La recepción de una orden de compra corporativa no solo le da al vendedor un contrato por escrito con el comprador, sino que también se convierte en el primer paso para crear un registro de cuentas por cobrar. Estas órdenes de compra son importantes cuando se trata de obtener financiamiento o préstamos comerciales, ya que el proveedor documenta cuánto dinero ingresará a la empresa y cuándo se espera recibirlo.

Los elementos típicos de una orden de compra corporativa incluyen la fecha; un número de pedido; el nombre, la dirección y la información telefónica de ambas partes; y una descripción de los bienes y servicios con precios y totales. Tanto para el comprador como para el vendedor, el número de pedido se convierte en el principal mecanismo de seguimiento para todos los pedidos realizados entre los dos.

Una variación de la orden de compra corporativa es una orden permanente que crea una orden durante un período de tiempo. Esto permite descuentos por cantidad para productos o servicios que no tienen que ser entregados de una vez. Estos tipos de órdenes de compra generalmente son para productos o servicios que se entregan periódicamente a lo largo de un año. Por ejemplo, podría emitirse una orden de compra para la entrega mensual de suministros de papel o el mantenimiento trimestral de una unidad de aire acondicionado.

Para las corporaciones más pequeñas, crear un proceso de orden de compra puede parecer una exageración, pero después de que se haya ejecutado correctamente, se ahorra tiempo y dinero. Proporciona a compradores y vendedores un número de pedido que facilita el seguimiento de pedidos. También crea un documento legal entre ambas partes que garantiza al comprador el precio negociado y le da al vendedor un documento que legalmente le da derecho a los fondos adeudados.