¿Qué es un grupo de costos?

También conocidos como centros de costos, los grupos de costos son grupos de costos asociados que se relacionan de alguna manera con un producto o servicio específico. Muchas empresas, así como las instituciones de educación superior, utilizan el conjunto de costos para rastrear los gastos relacionados con un proyecto o departamento específico. La idea detrás del grupo es asociar los costos directos e indirectos con un generador de costos en particular, lo que hace que sea mucho más fácil determinar la cantidad total de gastos relacionados con la operación del departamento o la finalización de un proyecto determinado.

Si bien la estructura exacta de un grupo de costos varía, la mayoría de las organizaciones prefieren crear secuencias numéricas que luego pueden asignarse a un proyecto específico. A menudo, el grupo de costos individuales tendrá hasta diez dígitos en la secuencia, con ciertos grupos de esos dígitos utilizados para relacionarse con el proyecto. Por ejemplo, los primeros cuatro dígitos del grupo de costos pueden identificar un departamento específico que está trabajando en el proyecto, mientras que los siguientes dos identifican el proyecto en sí. Los últimos cuatro dígitos estarían relacionados con un subgrupo específico de gastos asociados con el proyecto, como los costos de comunicación.

La creación de un grupo de costos permite asociar rápidamente un gasto con el departamento y el proyecto correctos. Por esta razón, no es inusual que un cliente comercial proporcione a un proveedor un centro de costos específico o un número de grupo para que lo consulte en la factura de los bienes o servicios proporcionados. La secuencia de caracteres que conforman el grupo proporciona al departamento de contabilidad la información necesaria para cargar los costos a la línea de pedido correcta dentro de los registros contables.

Se puede usar un grupo de costos para rastrear cualquier conjunto de gastos deseados. Por ejemplo, un director nacional de ventas podría asignar centros de costos o grupos a cada una de las regiones de ventas bajo su jurisdicción, haciendo posible desglosar los gastos de división en función del área geográfica. Los grupos de costos también se pueden usar para identificar grupos específicos de gastos relacionados con un solo proyecto, lo que hace posible identificar fácilmente cuánto se gastó en suministros de oficina, lo que se gastó en necesidades de telecomunicaciones como llamadas de conferencia, y cuánto fue el presupuesto del proyecto gastado en la realización de encuestas de consumidores.

Cuando se usa con la mejor ventaja, un conjunto de costos simplifica enormemente la tarea de contabilidad. La secuencia de caracteres facilita la asociación de varios gastos con un proyecto determinado, sin la necesidad de pasar mucho tiempo investigando cómo aplicar el cargo. Mientras el departamento de contabilidad sepa qué centro se ha asignado a qué departamento o proyecto, es posible aplicar los cargos de manera rápida y eficiente.