¿Qué es una declaración de distribución?
Se incluye una declaración de distribución en los documentos oficiales para indicar el nivel mínimo de seguridad requerido para leerlo. Si bien la mayoría de las personas asumiría que una declaración de distribución solo se encontraría en documentos militares o gubernamentales, este no es el caso. Un gran número de organizaciones privadas, particularmente grandes empresas, bancos y empresas de investigación, también utilizan estas declaraciones. Si bien existen muchos métodos diferentes para asegurar la información, la mayoría de los sistemas se basan en el sistema militar estadounidense de cinco niveles, el sistema comercial de cuatro niveles o el sistema interorganizacional de cuatro niveles.
La declaración de distribución generalmente es muy prominente en el documento. Si hay una portada, no es raro que la declaración se imprima en la parte superior e inferior de la página. Dentro del documento, la declaración de distribución generalmente se encuentra en la parte superior de la primera página entre la información del encabezado. Estas posiciones prominentes aseguran a los propietarios que cualquiera que lea el documento tendrá la autorización adecuada o ignorará intencionalmente la declaración.
Uno de los tipos de declaración de distribución más conocidos es el de cinco niveles utilizado por el ejército estadounidense, así como por muchos otros grupos militares occidentales. El nivel más alto es Top Secret, lo que significa que solo las personas con los niveles más altos de autorización pueden leer el documento. Luego desciende a través de niveles de seguridad: secreto, confidencial, restringido y sensible, pero sin clasificar. El nivel final no está clasificado y está disponible para cualquier persona.
Muchas empresas usan un sistema de declaración de distribución similar. El sistema básico tiene Confidencial en su nivel más alto seguido de Privado, Sensible y Público. En muchos casos, este sistema es mucho más relajado que la versión gubernamental. Por otro lado, cuando una empresa trabaja fuertemente con el gobierno o los militares, no es raro que adopten un sistema de seguridad similar. Esto es especialmente común cuando las personas dentro de la empresa tienen autorización de seguridad del gobierno como parte de sus trabajos normales.
El último sistema común es mejor conocido como seguridad de semáforos. Este sistema funciona según el principio de que la mayoría de las personas tienen un punto de vista arraigado de ciertos colores. En este sistema, los documentos rojos solo están disponibles al más alto nivel. El amarillo tiene una audiencia más amplia y los documentos verdes están disponibles para cualquier persona de la organización. El último color, blanco, está abierto al público.
Este sistema es común cuando diferentes organizaciones trabajan juntas en un proyecto. En lugar de intentar integrar dos sistemas de seguridad diferentes, se utiliza la opción de semáforo. Este sistema también funciona bien cuando las organizaciones cooperantes no hablan el mismo idioma, ya que una declaración de distribución por escrito podría malinterpretarse. La única restricción es la percepción del país individual de los diversos colores.