¿Qué es un recibo de documentos?

A menudo, cuando se entrega un documento a alguien, la persona que presenta el documento tiene la necesidad de mantener un registro del intercambio o la necesidad de obtener pruebas de que el documento se entregó al destinatario. Por estas razones, así como por otras, a menudo se crea un recibo de documento y el destinatario debe firmarlo. Aunque no existe un formulario estándar para el recibo de un documento, la mayoría incluye el nombre del documento, la fecha y la hora en que se entregó al destinatario y la firma de la persona que aceptó el recibo del documento.

Si bien existen otros métodos para asegurar o probar que se recibió un documento, como enviar el documento por correo certificado o registrado, en algunos casos, esos métodos no son prácticos ni preferidos. En ausencia de una tarjeta o recibo de firma formal, como el recibo de devolución de una carta o paquete certificado, se puede usar un recibo de documento. Por ejemplo, si se utiliza un servicio de mensajería privado o un documento se entrega en mano, es posible que no haya comprobante de entrega en ausencia de un recibo de documento.

El uso de un recibo de documentos se usa con mayor frecuencia para documentos legales; sin embargo, se puede usar un recibo de documento para cualquier tipo de documento. En el campo legal, un cambio de último minuto en un documento puede ser entregado a un cliente, o una moción de emergencia presentada ante un tribunal sin el lujo de esperar un servicio de correo tradicional. A menudo, incluso el correo nocturno no llevará el documento a su destino a tiempo. En consecuencia, se puede utilizar un servicio de mensajería privado o entregar el documento en persona. Es posible que se necesite un registro de la entrega en caso de una disputa sobre el recibo en una fecha posterior.

La industria de bienes raíces es otra área donde se puede usar con frecuencia un recibo de documentos. Las ofertas de compra son generalmente sensibles al tiempo. Aunque una oferta puede enviarse por fax a un vendedor, si la oferta es aceptada, las partes generalmente desean una copia original y firmada lo antes posible, lo que exige la necesidad de utilizar un método de entrega acelerado, como un servicio de mensajería privado . El comprobante de recibo se realiza utilizando un recibo de documentos.

Un recibo de documentos puede ser elaborado o tan simple como lo desee la parte que lo utiliza. Como regla general, contendrá el nombre y una breve descripción del documento que se entrega, el número de páginas, la fecha y la hora, y tendrá un espacio para el nombre y la firma de la persona que acepta la recepción del documento. El recibo no solo sirve como un registro para la persona que entregó el documento, sino que también puede ser requerido en el caso de que haya una disputa o litigio en el futuro cuando, o incluso si, se recibió el documento.