¿Qué es una colección documental?

Una recopilación documental es un proceso mediante el cual los importadores y exportadores facilitan los pagos. Para comenzar el proceso, los exportadores van a un banco en su país y presentan documentos de recolección que representan los costos de envío y otros costos de exportación. Una vez que los documentos llegan al banco donde viven los importadores, los importadores pagan a su banco y éste devuelve el dinero al primer banco, que paga a los exportadores. Durante este proceso, los bancos solo son responsables de enviar los documentos y recoger el dinero. Si los importadores fallan o se niegan a pagar una colección documental, los bancos pueden demandar en nombre de los exportadores, si se les solicita, aunque los bancos también pueden negar esta solicitud.

El dinero generalmente no se transfiere entre importadores y exportadores hasta que los artículos se hayan enviado o llegado. Una forma de realizar este pago cuando llegue el momento es a través de la recolección de documentales. Los exportadores visitan un banco local y presentan un certificado de origen, conocimiento de embarque y otros documentos relacionados con los costos de envío y exportación. Este banco luego envía los documentos a un banco local a los importadores.

Una vez que se envían los documentos, los importadores visitan su banco local y pagan al banco los gastos de envío. El banco a menudo también tiene documentos de título, que los importadores deben poseer legalmente los artículos importados. Cuando los importadores pagan los costos de envío, el banco reenvía el dinero al banco de los exportadores.

Con algunos documentos de crédito utilizados entre importadores y exportadores, los bancos involucrados hacen garantías que las partes pagarán. Cuando se utiliza una colección documental, los bancos no ofrecen dicha garantía. Esta falta de garantía hace que sea menos probable que pierdan dinero, por lo que este documento suele ser más barato que otros documentos de crédito, lo que lleva a su uso común entre las partes de confianza. Al mismo tiempo, usar esta forma de pago entre partes que son nuevas entre sí puede ser una mala idea, porque la falta de una garantía podría llevar al exportador a perder dinero.

Si bien los bancos no garantizan la recepción del pago, pueden demandar a los importadores por negarse a pagar la colección documental. Los importadores pueden negarse a pagar porque no quieren usar su dinero o porque no quieren aceptar los artículos importados; independientemente de la causa, los bancos pueden demandarlos por no pagar. Esto solo se hace en nombre de los exportadores, que tienen que iniciar este proceso. Los bancos no demandarán a menos que los exportadores se lo soliciten, e incluso entonces algunos bancos pueden rechazar esta solicitud.