¿Qué es una organización formal?
Una organización formal es un grupo donde las actividades de los miembros se coordinan y controlan. Dichos grupos tienen un mínimo de dos personas involucradas, pero no hay un límite superior. Dichas organizaciones incorporan prácticas y sistemas comunes. Son redes complicadas. Las empresas son un buen ejemplo de organizaciones formales, pero las organizaciones benéficas, departamentos gubernamentales y organizaciones no gubernamentales también son organizaciones formales.
Se diferencian de las organizaciones informales en su estructura. Las organizaciones informales son más fluidas y evolucionan naturalmente, mientras que las organizaciones formales son más rígidas. Los miembros de organizaciones informales se reúnen a través de objetivos, creencias o necesidades comunes. Todas las organizaciones formales, en cierta medida, contienen elementos informales como los grupos sociales y los deseos y ambiciones personales de sus miembros.
El propósito de una organización formal es asegurar su supervivencia. Al organizar la empresa, los líderes o propietarios esperan que la empresa o el grupo logren sus metas y objetivos. A través de esto, esperan que la organización se convierta en un éxito. En un nivel inferior, permite que el personal conozca su lugar, que exista una división del trabajo y que las actividades se coordinen dentro de la organización.
Las estructuras dentro de una organización formal tienden a ser arbitrarias. Esto significa que la alta dirección de la empresa ha decidido cuál será la estructura. La forma y los mecanismos empleados por la empresa dependen de cómo se desarrolló la empresa y la filosofía de gestión. Algunas compañías evolucionan naturalmente a medida que crecen, mientras que otras se planifican desde el principio. Las empresas planificadas tienden a tener mejores estructuras que las que evolucionan.
La principal ventaja de una estructura formalizada es la seguridad que brinda a los empleados y a la gerencia. Todos dentro de la organización conocen su lugar, su función y a quién informar. La organización crea una cadena de comando para la alta gerencia y luego divide a la compañía en departamentos. Estos departamentos, a su vez, tienen sus propias cadenas de mando.
Las reglas y regulaciones formales protegen los intereses subjetivos. En primer lugar, alinean la organización con las normas y reglamentos nacionales y locales. Luego establecieron el código de conducta y las expectativas formales de una empresa. Definen procedimientos para todos los elementos concebibles de las prácticas de la empresa. También exponen las consecuencias si no se siguen los procedimientos.
La estructura de organización formal también define el sistema de comunicación interna de la empresa. Esto regula cómo cada nivel de la organización interactúa con el de arriba y el de abajo. Están diseñados para permitir que la información fluya hacia arriba y hacia abajo en la cadena de mando de la empresa. Las empresas a menudo permiten canales de comunicación especiales para vincular directamente a la alta gerencia con los peldaños inferiores de la empresa.
Este tipo de organización también busca regularse. Conocida como supervisión, la organización establece cómo se examinan y analizan los miembros y las actividades para mejorar el rendimiento. Esto incluye prácticas comerciales como supervisión, capacitación y gestión de riesgos.